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Actualité de l'entreprise

8 étapes pour donner la parole à vos employés pendant la crise du coronavirus

8 étapes pour donner la parole à vos employés pendant la crise du coronavirus

En cette période incertaine de confinement et de distance sociale, vos employés se sentent-ils soutenus ? Aux managers, professionnels RH ou dirigeants que cette question préoccupe : nous nous la sommes posée aussi et nous pouvons vous aider. Nous avons travaillé avec nos experts en sondages pour préparer deux modèles destinés à évaluer et suivre le moral de vos troupes ces prochaines semaines.

Pourquoi ces sondages peuvent nous aider en cette période délicate ? Parce que les gens ne se sentent pas en sécurité et ont besoin d'avoir des discussions ouvertes sur le sujet. Une de nos études SurveyMonkey Audience nous apprend que 86 % des participants estiment approprié ou tout à fait approprié que leur employeur leur envoie des sondages dans le contexte actuel, 27 % estimant même qu’ils devraient en recevoir plus

Le simple fait de demander à vos employés comment ils vont peut les aider à calmer certaines de leurs angoisses. Notre premier modèle de sondage s'adresse à votre organisation dans son ensemble, comme une sorte de consultation générale destinée à montrer aux employés que leurs dirigeants sont là pour eux. Le second modèle est plus particulièrement destiné aux managers pour leur permettre de prendre le pouls de leur équipe. Retrouvez nos conseils pas à pas pour déployer ces deux sondages dans votre organisation. 

Étape 1 : Identifiez le bon fer de lance 

Pour déployer votre sondage, choisissez quelqu'un ayant à la fois la volonté et la possibilité d'apporter les changements nécessaires aux conditions de travail des employés, comme le directeur, le vice-président ou un autre membre expérimenté des RH. De votre côté, soyez prêt(e) à appliquer ces changements en fonction du feedback reçu.

Étape 2 : Évaluez le besoin en outils supplémentaires avant de commencer

Si votre entreprise a pu mettre en place le télétravail, vous aurez sans doute besoin d’un outil pour collecter le feedback de vos employés sur cette nouvelle organisation (si vous n'en possédez pas encore). Vous aurez peut-être également besoin de nouveaux outils pour dialoguer avec vos employés ou d’une solution pour stocker et organiser vos données en ligne. Quel que soit le cas de figure, assurez-vous de bien comprendre vos besoins informatiques avant de lancer vos sondages.

Étape 3 : Définissez votre approche du sondage 

Avant de lancer votre programme de communication sur le coronavirus, assurez-vous d'avoir défini votre approche et votre plan pour accompagner votre initiative. Quels sont les tenants et les aboutissants de votre démarche ? Prenez quelques instants pour réfléchir aux points suivants : 

  • Approche - Décidez quels sondages vous voulez envoyer et l’objectif de chacun d’entre eux. Nous vous recommandons d’envoyer un sondage à l'échelle de toute l’entreprise pour une portée globale et un sondage plus spécifique à l’intention des managers. 
  • Chronologie et fréquence - Créez une chronologie pour la conception et le déploiement de votre sondage. Indiquez les dates limite, la fréquence d’envoi et les dates d’analyse des résultats. Nous conseillons un déploiement unique pour commencer, puis une évaluation tous les 30 jours. Si vous voulez effectuer des contrôles régulièrement, vous pouvez les automatiser dans SurveyMonkey. 
  • Communication - Créez une vue d’ensemble des moments charnière, comme votre communication avant et après sondage. Retrouvez ci-dessous nos conseils en communication.
  • Rôles et responsabilités - Déterminez qui sera en charge de la création et de la distribution du sondage et qui sera responsable des décisions et actions à entreprendre suite aux réponses. 

Étape 4 : Concevez votre sondage à l'aide de nos modèles existants 

L’étape suivante consiste à concevoir votre sondage. Nos modèles vont vous y aider ! 

Le premier modèle est destiné à un usage général par les ressources humaines et la direction.

Le second est destiné aux managers, pour leur permettre de comprendre comment réagissent leurs équipes dans le temps (aujourd’hui et dans les prochaines semaines).

Vous pouvez adapter les deux sondages à l’aide de l’outil de conception pour ajuster les questions à votre organisation et continuer à bénéficier du benchmarking sur les questions que vous réutilisez du modèle.

Vous pouvez également personnaliser vos sondages à l'image de votre marque pour les rendre plus familiers pour vos employés. 

Étape 5 : Définissez votre plan de communication présondage 

La façon dont vous communiquez sur votre sondage a un impact important sur votre taux de réponse. La stratégie de communication et les listes de distribution sont cruciales. Commençons par la communication présondage. 

Nous recommandons de faire une annonce à toute l’entreprise, en rappelant les objectifs du sondage, puis d'envoyer un email spécifique aux managers et dirigeants avec un lien vers le sondage Manager pour leur permettre de le lancer facilement. 

L’annonce à tous les employés sera votre premier point de contact pour les informer que vous lancez ces sondages. Vous pouvez la faire par le biais d’une réunion générale, sur un canal Slack ou via email.

Vous pouvez y inclure les points suivants : 

  • Timing du sondage et mode de réception 
  • Que mesure le sondage et pourquoi c’est important
  • Comment vous envisagez d'analyser les résultats et d'agir en conséquence

Les managers jouent un rôle clé dans ce processus de feedback des employés, notamment par les actions qu’ils lanceront en fonction des résultats. Dans votre communication spécifique aux managers, pensez à : 

  • Insister sur le rôle des managers et ce que vous attendez d'eux
  • Réaffirmer l’importance de la participation de leurs équipes au programme

Étape 6 : Envoyez le sondage 

Votre sondage est prêt et vous avez informé tout le monde, il est donc temps de l’envoyer. Nous vous suggérons d’adopter des approches différentes selon le type de sondage. 

Pour le sondage d’entreprise, vous pouvez utiliser le collecteur email ou un lien Web à partir de votre portail de communication habituel. Pour vous assurer de toucher uniquement les employés de l’entreprise, utilisez l’authentification unique (SSO)

Définissez une date limite de réponse, et pensez à envoyer au moins un rappel. Une période de deux jours pour répondre au sondage devrait être suffisante.

Pour le sondage destiné aux managers, nous vous recommandons de demander la liste de ces derniers au service informatique ou aux RH, puis d’inviter les managers à créer des comptes dans SurveyMonkey (nous suspendons les frais supplémentaires jusqu’au 15 juin). Créez ensuite un groupe de travail pour y ajouter les managers et partager le sondage. 

Modifiez les autorisations du groupe pour éviter que le sondage soit modifié ou que tous les managers aient accès à l'ensemble des résultats. Une fois que les managers sont intégrés au groupe de travail, ils peuvent utiliser un collecteur email ou un lien Web pour partager leurs sondages avec leurs équipes respectives. Des instructions pour les managers sont incluses dans la communication présondage qui leur est envoyée. Nous recommandons d'envoyer ce sondage chaque semaine à l’aide des sondages récurrents pour suivre l’évolution du moral de leurs équipes pendant toute la durée de la crise.

Étape 7 : Analysez les résultats et passez à l’action

Une fois les sondages déployés, prévoyez du temps pour discuter des résultats avec les principaux intervenants dès que possible. 

Concentrez-vous sur les domaines dans lesquels vous êtes le mieux équipé pour agir immédiatement. Cela vous permettra non seulement de mieux gérer les étapes suivantes,mais aussi de mesurer l’impact dès le sondage suivant. 

Assurez-vous de fournir aux managers la documentation et la formation nécessaires pour répondre au feedback issu de leurs propres sondages et exploiter les données pour agir. Si possible, organisez des sessions pour leur permettre de poser leurs questions, ou utilisez des FAQ comme base d'informations pour les aider à répondre aux interrogations de leur équipe.  

Étape 8 : Communiquez les décisions prises suite à l'analyse les résultats

Les employés voudront savoir ce que vous faites de leur feedback. Partagez les résultats du sondage et les décisions qui en découlent pour leur montrer qu'ils ont été entendus. Tenez-les au courant régulièrement et encouragez les commentaires. N'hésitez pas à répéter le sondage  ! 

En ces temps incertains, un programme de sondages intégré à la stratégie de réponse de votre organisation face à la crise du coronavirus vous donnera des informations sur le moral de chacun et vous aidera à identifier les domaines dans lesquels ils ont besoin de votre soutien dans les prochaines semaines, et au-delà. Loin d'être anecdotique, cela peut au contraire renforcer la cohésion de toute votre organisation, caractéristique si importante en ces temps de crise.