Optimisez vos questions de sondages pré- et post-événement

Le métier d’organisateur ou organisatrice d’événements est reconnu comme l’un des plus stressants, après des professions de pompier, pilote d’avion et militaire. 

Lorsque vous traversez le centre des congrès en trombe pour aller chercher le groupe électrogène de secours, que vous appelez en urgence le traiteur parce qu’il manque un plat au menu, ou que vous vous efforcez de canaliser le trac de votre conférencier principal, élaborer un programme de feedback est certainement le dernier de vos soucis. Pourtant, collecter du feedback lors de vos événements vous aidera à éviter de telles montées de stress. 

D’après le rapport Pulse Report 2022 d’Eventbrite, 55 % des professionnels de l’événementiel prévoient d’organiser un événement hybride. C’est une excellente occasion de recueillir facilement des informations précieuses pour améliorer vos futurs événements. En effet, les résultats des sondages peuvent vous aider à :

Remarque : si vous organisez votre événement avec Eventbrite, utilisez notre intégration pour synchroniser vos données SurveyMonkey avec votre événement, vos contacts, etc., dans Eventbrite. 

Cette bonne pratique s’applique tout particulièrement aux sondages événementiels. En répondant à votre sondage, les personnes vous rendent service. Dites-vous bien que leur temps est précieux. Tâchez de vous limiter à cinq questions maximum, et concentrez-vous sur l’essentiel.

Utilisez une ou deux questions ouvertes pour recueillir du feedback d’ordre général (et peut-être des idées innovantes !). Dans le reste du sondage, utilisez uniquement des questions à choix multiple, sans oublier d'inclure l’option « Autre ». Ce feedback événementiel est exactement ce qui va vous éviter des montées de stress lors de vos futurs événements.

Si vous devez poser plus de cinq questions, utilisez le branchement conditionnel partout où cela est possible. Grâce à cette fonctionnalité, les personnes ne voient que les questions qui les concernent. Vous évitez ainsi de demander son avis sur la salade à un participant ayant déjeuné en dehors de l'événement.

Bien sûr, vous voulez obtenir autant de feedback que possible. Toutefois, rendre chaque question obligatoire est contre-productif. Vous verrez uniquement les résultats des sondages dont toutes les questions ont été traitées. 

Dans la mesure du possible, nous vous conseillons même de ne jamais exiger de réponse à une question. Toutes les contributions sont intéressantes. Même si certaines questions ne sont pas traitées, les réponses que vous obtenez vous seront toujours utiles. 

L'exception qui confirme la règle, ce sont les questions qui utilisent le branchement conditionnel pour proposer un sondage adapté à chaque personne. Comme ces questions sont toujours obligatoires, ajoutez-les au début du sondage. 

Voici une autre bonne pratique concernant le début du sondage : posez d’abord les questions les plus importantes. Dans la plupart des cas, la première question porte sur la satisfaction générale relative à l’événement, par exemple : « Dans l’ensemble, comment évalueriez-vous cet événement ? » ou « Dans quelle mesure recommanderiez-vous cet événement à un(e) ami(e) ? ». 

Créez une page spécifique pour cette question, avant de rentrer dans les détails sur les pages suivantes. SurveyMonkey enregistre la réponse à chaque clic sur le bouton « Suivant ». Si le sondage n’est pas entièrement rempli, vous aurez donc toujours la réponse à votre première question. 

Terminez votre questionnaire avec les questions plus difficiles. Mieux vaut récolter un grand nombre de données incomplètes de la part de personnes ayant répondu à vos premières questions, plutôt qu’un petit nombre de sondages complets.

Veillez aussi à ce que le déroulé de votre sondage événementiel soit intuitif. Regroupez les questions par sujet, pour que les personnes puissent les comprendre et y répondre rapidement. Par exemple, parlez du contenu des conférences sur une page, et des aspects logistiques sur la suivante.

Gardez pour la fin les questions relatives au profil des personnes interrogées. Ces données importent moins que les commentaires sur votre événement, même si elles peuvent vous servir pour analyser vos données ou repérer des tendances. 

Ne vous contentez pas d’ajouter le lien vers votre sondage dans votre email post-événement. Intégrez directement la première question de votre sondage à votre email. Les emails sont généralement le premier moyen de communication avec les participants. En intégrant le sondage directement dans votre email, vous leur permettez d’y répondre rapidement, sans devoir suivre un lien. Vous obtiendrez ainsi un meilleur taux de réponse et des résultats plus précis. 

Une étude SurveyMonkey a observé que le taux d’ouverture des sondages augmente de 22 % lorsque la première question figure dans l’email. Le taux d’achèvement du sondage augmente également de 20 % dans ces conditions.

Les personnes qui ont un avis tranché sur votre événement (qu'il soit positif ou négatif) sont les plus susceptibles d’exprimer leur ressenti. Mais pour obtenir des résultats de sondages solides, cela ne suffit pas. Vous avez besoin de davantage de réponses, et de réponses plus modérées. Le groupe de personnes ayant moyennement apprécié votre événement est très important. Ce sont ces personnes que vous pouvez convaincre durablement, à condition de prêter attention à leurs retours.

Pour pousser ces personnes à réagir, structurez votre sondage de manière à ce qu’il soit facile d’y répondre (utilisez des questions courtes, des questions à choix multiple, etc.). Pensez aussi à inclure une échelle de Likert (comprenant des réponses allant de « Pas du tout d’accord » à « Tout à fait d’accord ») pour aider ce public modéré à exprimer précisément son avis. 

Les sondages post-événement sont utiles pour comprendre l’expérience vécue par les participants. Toutefois, lorsqu’un événement dure plusieurs jours, il peut aussi être intéressant de recueillir leurs avis pendant votre événement. 

Par exemple, vous pouvez proposer un bref questionnaire après une conférence ou un atelier spécifique. Ce type de sondage ne doit pas contenir plus de cinq questions. Veillez à ce que les questions soient courtes et privilégiez les questions fermées auxquelles il est plus facile de répondre. Vous pouvez aussi poser des questions à choix multiple, ou avec une échelle d’évaluation, pour des réponses simples et rapides. 

Voici les points clés à retenir pour collecter du feedback sur un événement au moyen d’un sondage : 

Vous ne savez pas quelles questions poser ? Inspirez-vous de ces 15 questions de sondage post-événement.

Le feedback post-événement n’est pas toujours facile à analyser. Vous aurez parfois l’impression de vous perdre dans des données contradictoires ou incomplètes. Pire encore, si des personnes ont répondu trop vite au sondage, les données seront faussées. Heureusement, une analyse globale des résultats vous aidera à dégager du sens de toutes ces réponses.

Réaliser des sondages avant, pendant et après votre événement vous aidera à atteindre vos objectifs marketing et à réussir vos futurs événements. Voici comment procéder. 

Si vous utilisez Netflix ou Spotify, vous connaissez la puissance des produits et services personnalisés. Tout le monde aime profiter d’une expérience qui reflète ses centres d’intérêt. Et si vous pouviez faire de même pour les participants à votre événement ? C’est à cela que servent les sondages pré-événement.

Les sondages pré-événement vous aident à atteindre deux objectifs principaux. D’une part, proposer un programme aussi proche que possible des attentes du public. Et d’autre part, régler tous les aspects logistiques comme les restrictions alimentaires, les transports, les heures d’arrivée, etc. Dans les deux cas, plus vous prévoyez, mieux c’est. 
Le contenu de votre sondage dépend de vos objectifs et de si vous souhaitez donner plus ou moins d’importance à l’avis de vos participants. Vous pouvez leur demander de vous aider à choisir les conférenciers, par exemple, ou simplement leur proposer de vous transmettre leurs questions.

La structure, la durée et les modalités d’envoi de votre sondage pré-événement varieront fortement selon le rôle que vous souhaitez donner à vos participants. S’il est agréable pour les participants de voir que vous les incluez dans le choix des thématiques des ateliers, par exemple, cela vous demandera aussi plus de temps d’analyse qu’un simple formulaire sur les restrictions alimentaires.  

Voici des exemples de points à clarifier avant même de commencer à créer votre sondage pré-événement.

Les questions de votre sondage dépendent du type d’événement marketing que vous organisez. Voici un modèle de sondage pré-événement très général, à personnaliser selon vos besoins.

Voici également quelques exemples de questions :

Le choix du timing pour l’envoi de votre sondage pré-événement dépend de la quantité d’informations dont vous avez besoin. Trois possibilités s’offrent à vous.

Option 1 : pour donner un rôle important à vos participants (par exemple, si vous souhaitez qu’ils contribuent au choix des thématiques abordées), envoyez le sondage 3 à 4 mois avant l’événement. Vous aurez ainsi tout le temps nécessaire pour recueillir et analyser les commentaires, puis les partager avec vos conférenciers. Bien entendu, ce délai varie selon la taille de votre événement, le type d’intervenants et donc l’organisation nécessaire pour tout préparer.

Option 2 : si votre sondage porte essentiellement sur des questions d’ordre logistique ou démographique (« Où séjournez-vous ? Quel poste occupez-vous ? »), il sera préférable d’envoyer le sondage 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous obtiendrez ainsi les informations dont vous avez besoin. Les participants, de leur côté, commenceront à se préparer psychologiquement pour votre événement.

Option 3 : la dernière option consiste à envoyer deux sondages. Le premier plusieurs mois avant l’événement; et le second une semaine avant. Cette méthode vous apporte le plus grand nombre de commentaires, mais elle sollicite aussi davantage les personnes interrogées. Généralement, les participants acceptent de répondre à deux sondages courts échelonnés sur une longue période de temps. Gardez toutefois à l’esprit que vous leur demandez de vous rendre un service. Vous pouvez aussi choisir de n’interroger qu’un groupe restreint dans votre premier sondage, ce qui vous évitera de lasser les autres destinataires. Cela présente aussi l’avantage de montrer aux membres de ce groupe que vous valorisez leurs contributions.

Quel que soit le moment où vous décidez d’envoyer votre sondage, l’email est probablement le canal de communication le plus indiqué. D’après une étude récente de la société Litmus, la plupart des gens préfèrent que les marques communiquent avec eux par email. 

Une fois que vous disposez de vos résultats de sondage, la première chose à faire consiste à adapter votre événement en conséquence. Vous pouvez aussi utiliser les résultats pour faire le point sur les caractéristiques sociodémographiques des participants. Combien de personnes viennent d’une autre ville ou région ? Comment de personnes sont-elles issues de différents secteurs d’activité ?

Ces informations vous seront utiles pour organiser vos futurs événements, évaluer l’efficacité de vos offres pré-événementielles et identifier des tendances.

Certaines données peuvent aussi vous aider à soutenir une demande d’augmentation de budget. Si vous prouvez que votre public compte des personnalités importantes et que ces dernières sont intéressées par une thématique précise ou un type d’expérience, cela peut appuyer votre demande de financement supplémentaire. À partir de SurveyMonkey, vous pouvez générer des tableaux et des graphiques pour étayer votre argumentaire.

Les sondages réalisés en cours d’événement sont une mine d’or, à la fois pour les experts du marketing événementiel et pour les spécialistes des études de marché. Ces enquêtes représentent une occasion idéale de recueillir les impressions des personnes, alors même qu’elles sont au cœur de l’expérience. Les événements offrent une rare occasion de recueillir les réactions immédiates d’un groupe cible. 

Les sondages en cours d’événement peuvent vous aider d’une part à générer des leads, et d’autre part à réaliser une étude de marché. À la différence des sondages pré- et post-événement, ces enquêtes visent moins à assurer la réussite de l’événement qu’à en retirer de la valeur.

Après tout, la génération de leads est la principale raison pour laquelle de nombreuses entreprises organisent des événements. C’est donc un critère central pour évaluer la réussite de ces événements. Si vous concevez un sondage dans le but de générer des leads, assurez-vous qu’il est très facile à remplir.

Si votre intention est de réaliser une étude de marché, les objectifs sont plus variés. Par exemple, vous pouvez récolter des avis pour guider le développement ou la commercialisation d’un produit, ou rassembler des données pour illustrer le contenu de vos prochains événements. Les sondages en cours d’événement vous aideront à en savoir plus sur :

La structure de votre sondage variera selon que vous cherchez à générer des leads ou à réaliser une étude de marché. Dans le premier cas, tenez-vous-en à un sondage très bref qui vise essentiellement à recueillir les coordonnées de la personne interrogée, ainsi que des informations sur son rôle et son entreprise. Le contenu des sondages d’études de marché, en revanche, varie selon l’objet de vos questions. 

Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour élaborer un sondage d’étude de marché pendant votre événement :

Pour les sondages visant à générer des leads, l’approche est beaucoup plus directe. Vous cherchez à obtenir une quantité maximale d’informations, tout en créant un sondage aussi court que possible.

Quelle que soit la finalité de votre sondage, les méthodes de recueil des réponses sont souvent similaires. Voici vos principales options :

Une précaution s’impose : les grands centres de congrès sont réputés pour présenter des problèmes de connectivité. Vérifiez les différents aspects techniques si vous comptez par exemple sur le réseau WiFi pour réaliser vos sondages. Avec SurveyMonkey Anywhere, vous pouvez enregistrer vos réponses en mode hors ligne. Les données se chargent sur le nuage à la connexion suivante. 

Si vous avez déjà participé à des conférences, vous avez peut-être déjà eu l’occasion de découvrir un autre élément que l’on associe parfois aux sondages : les récompenses. Tee-shirts, figurines de super-héros, plante en pot ou ticket de tombola avec un iPad à clé… Les récompenses peuvent aussi faire partie de l’univers des conférences.

 Si vous voulez augmenter vos taux de réponse tout en générant automatiquement une récompense pour les personnes interrogées, l’intégration de SurveyMonkey à Sendoso vous permet de créer automatiquement des cartes cadeaux ou d’envoyer des goodies aux personnes qui répondent à votre sondage. 

Les cartes cadeaux, les boissons, la nourriture, les accessoires, les goodies ou les tickets de tombola font partie des récompenses les plus appréciées. Toutefois, si vous souhaitez faire preuve de créativité, Sendoso propose des récompenses plus inhabituelles, comme :

Pour en savoir plus sur les études de marché à réaliser soi-même, consultez notre guide complet sur les études de marché (en anglais). 

Voici quelques exemples d’informations à recueillir dans un sondage visant uniquement à générer des leads :

Bien que les sondages d’études de marché soient plus variés, une bonne pratique consiste à choisir environ trois thématiques qui vous intéressent, puis à consacrer une ou deux questions à chacune d’entre elles. 

Imaginons que l’entreprise Spark veuille créer un nouveau produit. Par exemple, un réacteur dorsal. Elle pourra profiter de sa conférence SparkX pour mesurer l’intérêt pour ce produit, évaluer les possibles inquiétudes relatives à la sécurité et identifier un marché cible potentiel.

Si vous souhaitez lancer votre propre étude de marché, notre guide complet sur les études de marché vous sera d’une grande aide.

Les kiosques, les affiches et les stands vous permettent de réaliser ces sondages tout au long de votre événement. Les zones proches des sanitaires et des espaces de restauration sont généralement de bons endroits où installer ces supports, car les participants sont plus susceptibles de s’y attarder pendant les temps libres (ou dans les files d’attente).

Vous pouvez aussi promouvoir vos sondages :

Voici ce que vous devez faire une fois votre sondage terminé :

Une fois votre événement terminé, vous aurez surtout envie d’ouvrir le champagne et de décompresser. Mais il vous reste une chose à faire, et vite : envoyez votre sondage post-événement. 

Comment réaliser un sondage post-événement ?

Les sondages post-événement sont une occasion idéale pour obtenir des métriques sur la réussite de votre événement, démontrer votre retour sur investissement et récolter des informations en vue de vos futurs événements.

Les sondages post-événement combinent des questions structurées et des réponses libres où les participants peuvent raconter ce qui les a marqués. Dans ce type de sondage, il est important de laisser de la place pour des commentaires libres qui peuvent s’avérer précieux.

En tant qu’organisateur d’événement, vous pourrez rarement prendre le temps d’observer l’événement tant qu’il bat son plein. Les sondages post-événement font ressortir des points qui vous ont échappé et vous offrent une dernière chance de tisser un lien avec vos participants.

Profitez de ce sondage par envoyé par email pour les remercier de leur venue. Encouragez-les aussi à entreprendre une nouvelle action, par exemple en s’inscrivant à votre liste de diffusion ou en retrouvant d’autres participants sur LinkedIn.

En partenariat avec Eventbrite, nous avons créé un modèle de sondage post-événement. En voici un aperçu, à personnaliser selon vos besoins.

Limitez-vous à une ou deux questions ouvertes, en vous inspirant de ces exemples : « Qu’avez-vous le plus apprécié lors de l’événement ?» et « Que pourrions-nous améliorer ? ». 

Idéalement, il est préférable d’envoyer vos sondages post-événement dans un délai d’un jour ouvrable après l’événement.Le ressenti des participants devient rapidement confus. Ils oublient les détails, leurs premières impressions, et peuvent même confondre votre événement avec un autre. En récoltant les commentaires au plus tôt, vous obtiendrez des résultats plus clairs et plus complets. 

Pour ne pas devoir vous occuper du sondage après votre événement, simplifiez-vous la vie en le programmant à l’avance. 

Pensez aussi à relancer les personnes qui n’ont pas répondu à votre sondage. Bonne nouvelle : vous pouvez aussi automatiser cette tâche. Laissez quelques jours s’écouler, puis envoyez un ou deux rappels au cours des semaines suivantes. N’envoyez jamais plus de trois rappels. Et interrompez les rappels au-delà d’un mois. De toute manière, des données recueillies aussi tardivement n’auraient pas d’utilité. 

Les sondages post-événement servent essentiellement à suivre vos progrès. Comparez vos résultats à d’autres événements passés pour évaluer quels aspects évoluent dans le temps. Incluez toujours une question NPS simple dans vos sondages, afin de pouvoir évaluer l’évolution des ressentis.

Les avis sincères des participants sont ce qu’il y a de plus précieux pour des spécialistes du marketing événementiel. Les sondages sont toujours une source d’apprentissage. Même lorsque tous les commentaires ne sont pas positifs, vous pourrez en tirer des leçons pour innover et grandir. 

La planification d’événements est à la fois exigeante, incertaine et importante. Dotez-vous de ressources pour apprendre progressivement, notamment grâce aux outils de feedback. Et soyez indulgent(e) envers vous-même lorsque vous vous attelez à régler les petits problèmes. Enfin, dites-vous bien que les sondages sont une source d’apprentissage. 

Appuyez-vous sur les modèles de questions pré- et post-événement de SurveyMonkey. Notre solution de gestion de l’expérience vous aide à analyser les sondages de feedback concernant vos événements pour en tirer des enseignements précieux.