Les entretiens de départ permettent de mieux comprendre pourquoi un employé quitte l’entreprise et ce qui aurait pu être fait pour le retenir. Ces entretiens ont leur utilité, mais ils arrivent souvent trop tard pour convaincre vos employés de rester.

Mais alors, comment réduire le nombre de départs ? Le mieux est de proposer à vos employés des entretiens individuels avant qu’ils ne commencent à envoyer des CV et chercher un autre emploi. Vous aurez ainsi une bonne vision de ce qu’ils pensent de leur poste et de l’entreprise.

Au travers de ces entretiens individuels, vous montrez aussi à vos employés que leur opinion compte. Cet aspect est crucial pour réduire le turnover, un facteur aussi coûteux que chronophage pour les entreprises.

En effet, un fort turnover a des conséquences multiples, comme la baisse de la rentabilité de l’entreprise, le moral des employés qui chute ou encore une détérioration de la qualité des produits. Des entretiens individuels peuvent vous aider à inverser la tendance. Vous obtiendrez des insights sur ce qui motive vos employés, ce qui vous aidera à faire de votre entreprise un lieu de travail encore plus agréable.

Recruter et former de nouveaux employés prend du temps, coûte cher et peut avoir des conséquences néfastes sur la productivité et le moral des autres employés. Voici quelques exemples de conséquences d’un turnover élevé :

Les consommateurs apprécient le fait d’échanger avec les mêmes interlocuteurs d’une fois sur l’autre. Si la personne chargée de suivre leur compte change trop souvent, manque de connaissances sur le produit ou semble malheureuse dans son travail, ils risquent de le remarquer. Vos employés sont l’un des atouts les plus précieux, alors prenez-en soin. 

Les entretiens individuels permettent de réduire les risques avant qu’ils ne se transforment en problèmes. Par le biais de ces entretiens, les managers peuvent se rapprocher de leurs collaborateurs et mieux comprendre leur état d’esprit. Cela leur permet de résoudre des problèmes impactant la productivité, le moral ou encore l’engagement vis-à-vis de l’entreprise.

Ces entretiens prennent la forme de discussions. Le manager peut interroger l’employé sur ses motivations à rester dans l’entreprise, mais aussi sur ce qui risquerait de l’inciter à partir. Pour obtenir les meilleurs résultats, il est préférable de poser des questions simples, structurées de manière informelle.

En général, ces entretiens durent environ une demi-heure et se déroulent deux ou trois fois par an. En investissant un petit peu de temps, vous obtiendrez des informations clés sur les motivations de vos employés et sur de potentiels points de friction.

Ces entretiens sont particulièrement utiles pour vos employés les plus performants : ils se sentiront écoutés et vous pourrez échanger avec eux avant qu’ils n’envisagent de partir. Ce feedback direct vous aidera à comprendre ce qui les motive et ce qu’ils aiment dans votre entreprise, et ce qui au contraire pourrait les pousser à aller voir ailleurs.

Si vous comprenez les motivations de vos meilleurs éléments, vous pourrez décider des mesures à prendre pour les retenir. Par exemple, une étude de Gallup montre que 64 % des employés rêvent d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Alors au lieu d’attendre qu’ils décident d’aller voir si l’herbe est plus verte chez vos concurrents, pourquoi ne pas leur donner plus de liberté ? Les entretiens individuels vous permettent de comprendre les facteurs qui peuvent accroître l’engagement et éviter que vos employés ne quittent l’entreprise.

Les entretiens individuels profitent aussi bien aux employés qu’aux entreprises.

Le simple fait d’organiser ces entretiens envoie un message fort à vos employés : vous leur montrez que leur opinion compte et leur donnez l’occasion d’exprimer leurs inquiétudes, mais aussi leur satisfaction.

Ces entretiens individuels vous aident à identifier les signes avant-coureurs d’un turnover élevé. Vous serez notamment plus susceptibles d’identifier comment garder vos employés les plus performants. Vous pourrez faire le nécessaire pour répondre aux attentes des employés et réduire le risque de les voir quitter le navire les uns après les autres.

Il est difficile de quantifier précisément l’impact des entretiens individuels sur la réduction du taux de turnover. Pourtant, des études montrent que les entreprises dotées d’une politique active de rétention des employés en bénéficient à plusieurs niveaux : fidélité et satisfaction des employés, meilleure rentabilité, augmentation du ROI, etc.

Pour que les entretiens individuels portent leurs fruits, le mieux est de mettre en place un processus clair et simple. Ne perdez pas de vue l’objectif principal : recueillir des informations qui vous permettront d’améliorer la satisfaction de vos employés. Il est donc primordial de leur donner le temps de réfléchir aux suggestions qu’ils pourraient vous faire. Si c’est le premier entretien individuel d’un employé, pensez à lui expliquer de quoi il s’agit.

Enfin, vous devez montrer à vos employés que vous les avez entendus. Vos entretiens individuels perdront vite toute crédibilité si vous ne faites rien pour résoudre les inquiétudes et problèmes qu’ils ont soulevés.

Nous avons vu la planification et la définition des objectifs. Passons maintenant à l’entretien lui-même. Il est primordial d’adopter une approche réfléchie et stratégique. Sinon, vous risquez de ne pas obtenir le feedback clair et honnête dont vous avez besoin. Vous trouverez ci-dessous quelques points essentiels pour mener à bien un entretien individuel.

Vos employés sont occupés et n’ont pas de temps à perdre. Si vous organisez un entretien individuel à la va-vite, vous montrez un manque de considération pour leur travail. En plus, ils risquent de penser que vous avez quelque chose de négatif à leur dire.

Expliquez clairement à quoi servent les entretiens individuels. Insistez sur le fait que le feedback que vous sollicitez a pour but d’identifier d’éventuelles difficultés et de réfléchir à des solutions.

Personne n’aime être pris de court. Idéalement, vous avez déjà clairement indiqué l’objectif de l’entretien. Vous pouvez communiquer à chaque employé une liste détaillée des sujets qui seront abordés, afin qu’il puisse y réfléchir et être prêt à en discuter le jour de l’entretien. Un sondage de satisfaction des employés réalisé en amont vous donnera des informations sur les sujets à creuser pendant les entretiens.

Un entretien individuel doit ressembler à une discussion et non à un interrogatoire. Le choix du lieu où il se déroule n’est pas anodin : privilégiez un endroit à la fois confortable et privé. Les entretiens individuels sont plus efficaces si vous pouvez percevoir le langage corporel de votre interlocuteur. Si vous devez réaliser l’entretien en visioconférence, choisissez un moment de la semaine où votre interlocuteur sera vraiment disponible et concentré (pas le vendredi à 18h !).

Un entretien individuel est tout l’inverse d’une évaluation des performances. En effet, c’est l’employé qui va évaluer vos actions et celles de l’entreprise ! Précisez donc bien que cet entretien n’a rien à voir avec une évaluation des performances et que votre discussion n’aura pas d’incidence sur cette dernière.

Les meilleurs entretiens individuels sont ceux qui trouvent le juste milieu entre des questions préparées à l’avance et une discussion ouverte, qui laisse la voie libre à des sujets imprévus. Choisissez vos questions avec soin pour aider vos employés à comprendre ce qui suit.

Nous sommes tous sensibles aux compliments. Pensez à poser des questions qui sous-entendent que vous appréciez le travail de vos employés. Par exemple, mettez en valeur l’une des qualités de votre interlocuteur ou l’un de ses accomplissements récents. Attention toutefois à ne pas en faire trop. Si vous les complimentez de manière exagérée, vos employés risquent de le sentir et de ne pas apprécier.

Bien entendu, il est important que chaque employé soit performant, pour son succès et celui de l’entreprise. Mais les qualités humaines sont primordiales elles aussi. Prenez en considération l’attitude de vos employés face aux difficultés qu’ils rencontrent. Faites preuve d’empathie et de compréhension envers vos salariés. Ils sentiront que vous valorisez leurs idées et leurs personnalités.

Les entretiens individuels vous aident à mieux comprendre les défis auxquels sont confrontés vos employés, souvent avant que la situation n’empire et qu’ils ne souhaitent quitter l’entreprise. Dites à votre interlocuteur que ses commentaires sont les bienvenus : votre objectif consiste justement à traiter les problèmes en apportant des améliorations.

Un bon entretien individuel permet d’identifier à la fois les problèmes et les opportunités. Vous apprendrez peut-être que certains de vos employés sont plus productifs et motivés lorsqu’ils sont en télétravail. Ou alors, vous découvrirez que l’un de vos meilleurs commerciaux aime par-dessus tout aider ses collègues. Pourquoi ne pas lui proposer de faire du mentorat ? Ces initiatives montreront votre volonté d’investir dans vos équipes et de les aider à progresser dans leur carrière.

Les entretiens individuels peuvent déboucher sur des changements peu onéreux, mais importants aux yeux des employés, car ils impactent leur vie professionnelle au quotidien. Par exemple, dans beaucoup d’entreprises, les fins de semaine sont épuisantes. Vous pourriez proposer à vos équipes d’arrêter de travailler un peu plus tôt le vendredi. Cela montrerait que vous les avez entendues. Ou alors, vous pourriez modifier l’agencement des bureaux pour favoriser des échanges plus spontanés, ou au contraire créer des espaces un peu plus privés. Ces décisions montreront votre capacité d’écoute et d’action, et renforceront la motivation et la fidélité de vos employés.

Bien entendu, les entretiens de départ seront toujours utiles lorsqu’un employé quitte votre entreprise. Mais vous verrez qu’ils seront moins fréquents si vous organisez régulièrement des entretiens individuels. En effet, ces derniers boostent l’engagement des employés, leur satisfaction, leur productivité et leur motivation. Cerise sur le gâteau : ils sont peu coûteux. Alors, pourquoi vous en priver ? Si vous voulez effectuer des sondages internes auprès de vos employés et exploiter les résultats pour accroître l’engagement, SurveyMonkey a l’abonnement qu’il vous faut.