Gestion d’événements : notre guide complet

Organisateur d’événements est reconnu comme l’un des métiers les plus stressants, après les professions de pompier, pilote d’avion et militaire.

Cela n’est pas surprenant si l’on considère toutes les responsabilités que ce métier englobe.

Les organisateurs d’événements doivent avoir plusieurs cordes à leur arc : gestionnaires de budgets, décorateurs d’intérieur pour aménager les lieux, chargés de relations avec les invités pour veiller à ce que tout le monde soit satisfait, et accessoirement « maîtres zen » pour rassurer des conférenciers nerveux avant leur prise de parole. 

Les professionnels de l’événementiel les plus aguerris sont capables de créer des expériences absolument mémorables. Avec les bons outils, vous aussi vous pourrez y parvenir.

Grâce à ce guide, vous pourrez mieux comprendre les différentes étapes de la gestion d’événements, pourquoi ce processus est important et comment recueillir du feedback dans le but d’améliorer vos futurs évènements.

La gestion d’événements consiste à planifier et organiser des événements de tous types et de toutes tailles. Ce processus comporte de nombreuses étapes, depuis la définition du concept initial jusqu’à l’évaluation post-événement. Il nécessite des compétences en logistique, en comptabilité, en marketing et en gestion de l’expérience client.

La gestion d’événements a une importance stratégique, car elle a pour finalité d’offrir à vos participants la meilleure expérience possible.

En se concentrant sur les attentes et les préférences de ces derniers, les organisateurs peuvent créer des expériences mémorables. L’attention portée aux détails favorise les interactions positives entre les participants et joue un rôle capital dans la diffusion d’une bonne image de marque.

Un événement bien organisé, lors duquel les participants se sentent valorisés et satisfaits, renforce la fidélité à la marque, favorise un bouche-à-oreille positif et contribue au succès à long terme de votre entreprise.

La gestion d’événement nécessite de relever certains défis, notamment en ce qui concerne les points suivants :

Abordons maintenant en détail les huit étapes de la gestion d’un événement. Celles-ci sont toutes aussi importantes les unes que les autres. 

Définir les objectifs de l’événement est la première étape du processus. 

Ces objectifs doivent être clairement définis, car ils serviront de lignes directrices pour élaborer votre feuille de route. Il peut s’agir de générer des leads, favoriser l’engagement des participants ou générer des revenus, par exemple.

Sachez qu’un même événement peut avoir plusieurs objectifs. Une réunion d’anciens élèves de lycée, par exemple, peut être organisée dans le but de renouer avec d’anciens camarades de classe, tout en cherchant à collecter des dons pour un projet musical.

Un événement peut se présenter sous trois formats : présentiel, virtuel ou hybride. Chacun de ces formats a ses caractéristiques qui peuvent influencer considérablement la planification et l’exécution de l’événement. 

Pour choisir le format de votre événement, réfléchissez bien au public que vous ciblez et à vos objectifs. Vous pourrez alors mettre en œuvre des stratégies d’engagement efficaces et atteindre les résultats escomptés. 

L’étude initiale est essentielle dans la planification d’un événement, car elle pose les bases de votre projet dans son ensemble. Lors de cette phase, l’organisateur :

Au cours de cette phase où l’organisateur doit évaluer minutieusement ce qu’il est possible de faire avec le budget alloué, tout en proposant une expérience de qualité optimale, il est essentiel de collaborer étroitement avec l’hôte de l’événement. 

L’organisateur élabore ensuite un planning complet qui récapitule toutes les étapes clés et leurs échéances, pour une planification logistique efficace.

Parmi les étapes incontournables de ce planning prévisionnel figurent :

Chaque étape doit être judicieusement planifiée pour que toutes les activités se déroulent de manière fluide jusqu’à la date de l’événement. Pensez à ménager une marge suffisante pour d’éventuels ajustements. 

Un événement réussi repose sur un plan exhaustif et suffisamment détaillé.

Ce plan doit indiquer clairement la portée de votre événement, son but, son format, ses principaux objectifs ainsi que le public que vous ciblez. Doivent également être consignés les dates importantes, les étapes clés et leurs échéances, ainsi qu’un planning structuré des activités pré-événement, de la logistique le jour J et du suivi post-événement.

Ajoutez également une section détaillant toutes les activités, avec le programme des sessions ou des présentations, les divertissements, les moments consacrés à la prise de contacts professionnels et les éventuels ateliers ou expositions.

Lorsque vous planifiez un événement pour votre entreprise, vous devez constituer une équipe d’experts. Parmi les fonctions clés figurent notamment :

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Les événements de grande ampleur nécessitent des autorisations particulières pour être en conformité avec les réglementations locales. Ces réglementations peuvent varier considérablement selon le lieu et la nature de l’événement.

En contactant en amont votre municipalité ou les administrations locales, vous serez informé des exigences à respecter.

Veillez à prévoir suffisamment de marge dans votre planning, car obtenir certaines autorisations peut prendre des semaines, voire des mois.

Malgré tous vos efforts, il arrive que les choses ne se passent pas comme prévu. Un intervenant peut être victime d’une intoxication alimentaire, la pluie peut venir gâcher votre spectacle en plein air, etc. Un plan B vous permettra de parer certains aléas.

Pour faire face aux éventuelles défections de prestataires par exemple, mettez-vous en quête de prestataires « de secours » longtemps avant le jour J. Si l’événement se déroule en plein air, prévoyez une solution de repli en cas de météo capricieuse.

Ces mesures proactives vous éviteront bien des sueurs froides. 

Le choix du lieu doit tenir compte des objectifs de votre événement et du public cible.

Une conférence d’entreprise par exemple, nécessitera un cadre professionnel avec des équipements audiovisuels de pointe. Pour une collecte de fonds organisée dans un quartier, l’ambiance sera plus détendue si vous choisissez un lieu simple, déjà connu du public sur place.

Évaluez chaque option sur la base de critères prédéfinis, tels que la capacité d’accueil, l’emplacement, les équipements et l’accessibilité. Bien comprendre le style, le ton et les objectifs de l’événement vous aidera à trouver le lieu le mieux adapté.

Vous ferez probablement appel à des prestataires pour des services audiovisuels, de restauration et de décoration.

Pour faciliter leur coordination et gérer efficacement les questions logistiques, utilisez un formulaire d’inscription dédié afin de recueillir les informations importantes (coordonnées, services fournis, assurances et autorisations).

Vous pouvez également utiliser un formulaire de paiement fournisseur qui vous permettra de suivre les règlements effectués, et de gérer les budgets et la paie. Ces outils administratifs assurent le bon fonctionnement des opérations et améliorent la communication.

Les formulaires d’inscription en ligne sont l’un des moyens les plus efficaces de gérer l’inscription des participants en collectant leurs données.

Ces formulaires permettent de recueillir facilement des informations importantes sur les participants (coordonnées, préférences alimentaires, choix de sessions...) qui sont très utiles pour la planification et la logistique.

En dépit de votre expérience, il est toujours instructif de recueillir du feedback en amont d’un événement.

Un sondage sur la planification d’événements peut vous aider à mieux cerner les attentes et les besoins de vos participants. Par exemple, vous pouvez vous informer sur leurs attentes en matière d’accessibilité, ou sur leurs restrictions alimentaires.

Sonder les participants en amont d’un évènement est une bonne pratique, à garder en tête lors de vos préparatifs.

Bien que cette activité ne soit pas nécessairement des plus amusantes, ventiler un budget est essentiel dans la gestion d’événement. Parmi les dépenses les plus courantes figurent :

Pour maîtriser vos coûts, priorisez les dépenses essentielles et identifiez les postes où des économies sont possibles. L’estimation des coûts vous permet de voir globalement si votre budget est dans les clous. En toute logique, couvrez les dépenses incontournables avant d’envisager des « extras ». 

Pour suivre minutieusement vos dépenses, utilisez des logiciels spécialisés dans la gestion d’événement.

Un suivi budgétaire rigoureux permet non seulement d’identifier d’éventuelles économies, mais favorise aussi la transparence et renforce la confiance à la fois des sponsors et des parties prenantes.

De plus, l’analyse de vos précédentes dépenses peut vous aider à faire des prévisions et à affiner le budget de vos futurs événements.

Pour des événements de grande ampleur, les sponsors peuvent compenser les coûts liés à l’événement. Ils apportent également une valeur ajoutée grâce à leur notoriété. Leur présence peut aussi permettre de générer des recettes supplémentaires. À vous de déterminer par quels biais. 

Une fois le lieu identifié, il reste à l’agencer et à l’aménager. Cela implique d’optimiser l’espace afin de faciliter les déplacements des participants, d’aménager efficacement les zones assises et de délimiter clairement les zones d’activités. 

Pour ce faire, il convient : 

Le but étant de créer une atmosphère accueillante où les invités se sentent à l’aise, peuvent se déplacer facilement d’un espace à l’autre et participer pleinement aux activités proposées.

La technologie utilisée dépend du format de l’événement.

Pour les événements en présentiel ou hybrides, vous aurez probablement besoin d’équipements audiovisuels, d’une connexion Wi-Fi, d’une scène et d’un dispositif d’éclairage. Les événements virtuels, eux, nécessitent notamment une connexion Internet fiable et une plateforme dédiée.

Pour gérer l’aspect technique d’un événement, il est conseillé de faire appel à un prestataire professionnel.

Les événements en présentiel doivent disposer de certains services sur site, tels qu’un bureau pour inscrire les participants à leur arrivée, et un système de signalétique afin d’orienter les participants dans le lieu.

Il faut également prévoir des aménagements pour les personnes à mobilité réduite, en mettant à disposition des rampes d’accès pour fauteuils roulants et des emplacements réservés.

La sécurité des participants et des prestataires doit être une priorité. Veillez à ce que des protocoles d’urgence et un dispositif de contrôle des foules soient mis en place. Des kits de premiers secours doivent aussi être disponibles. Vous pouvez aussi envisager de faire appel à un service de sécurité privé.

Pour assurer la promotion de l’événement et booster le taux de participation, pensez à mettre en place une stratégie marketing ciblée.

Deux approches possibles :

Il est très frustrant après avoir planifié l’intégralité d’un événement, de se rendre compte que l’on a laissé passer des occasions de le promouvoir. Pour éviter cette déconvenue, élaborez un planning promotionnel qui comporte des « teasers » de pré-lancement pour susciter la curiosité de votre public cible, des annonces officielles et plusieurs rappels. Ce planning vous permettra d’assurer une promotion efficace, au moment opportun. 

Créez des pages Web accrocheuses pour promouvoir votre événement. Vous pouvez y intégrer des vidéos, que vous publierez également sur les réseaux sociaux. Louez les services d’un graphiste pour concevoir des visuels personnalisés et attrayants afin de susciter l’intérêt des participants. Puis publiez-les pour que votre événement gagne en visibilité. 

Pour booster le taux de conversion et faire une bonne première impression, simplifiez l’inscription à l’aide de formulaires faciles à remplir. 

SurveyMonkey vous permet de créer facilement des formulaires d’inscription en ligne pour recueillir les informations importantes concernant vos participants. Vous pouvez ensuite les envoyer rapidement par email ou SMS, ou les intégrer directement au site Web dédié à l’événement. Ces formulaires sont adaptés aux appareils mobiles, pour une inscription encore plus facile.

En proposant plusieurs possibilités d’inscription simples et conviviales, vous augmentez les chances d’attirer davantage de participants.

Le jour J, vous pouvez faire appel à un coordinateur pour superviser l’installation, gérer les inscriptions, affecter le personnel aux différents postes et veiller au bon déroulement de l’événement. Cette mission peut être stressante, mais elle est facilitée lorsque l’événement a été bien planifié. Choisissez une personne de confiance pour pouvoir déléguer en toute sérénité. 

Faites venir une équipe technique le jour de l’événement pour avoir l’assurance que le matériel audiovisuel, la Wi-Fi et les technologies de présentation fonctionnent correctement. Prévoyez également du matériel de secours en cas de panne. Mieux vaut être prévoyant ! 

Prévoyez une équipe chargée d’accueillir et d’enregistrer les participants, et de les placer s’ils le souhaitent. Installez une signalétique claire qui leur permette d’identifier facilement les différents espaces. Un responsable de l’expérience invité pourra évaluer les toutes premières réactions. 

Des ajustements en temps réel peuvent parfois s’avérer nécessaires. Évitez de stresser en cas de problèmes de dernière minute (changement de programme, soucis météo ou autre). Les imprévus sont inévitables, mais requièrent une grande réactivité. 

La gestion d’un événement ne s’arrête pas lorsque que le dernier prestataire a rangé son matériel. Une fois l’événement terminé, il faut encore mesurer la satisfaction des participants et recueillir des informations sur ce qu’ils ont apprécié ou pas. Cette étape est importante, car elle permet d’identifier les points à améliorer pour vos futurs événements. Utilisez des sondages post-événement qui comportent une série de questions sur différents thèmes, tels que le lieu de l’événement, les activités proposées, l’efficacité de l’organisation, ainsi que l’expérience globale des invités. 

Notre modèle de sondage dédié vous permettra de recueillir les impressions des participants sur divers aspects de votre événement et d’identifier des axes d’amélioration.  

Suivez des indicateurs tels que le taux de participation, l’engagement et le taux de conversion des leads. Ceux-ci vous permettront d’affiner votre approche pour de futurs événements. L’analyse des données permet d’évaluer le succès de votre événement et de planifier les suivants. 

Une fois l’événement terminé, publiez des photos et des vidéos des moments marquants sur les réseaux sociaux. Si des photos ont été prises par un professionnel, publiez le lien qui permettra aux participants de les télécharger. Envoyez-leur également des emails de suivi contenant les points clés de l’événement, ainsi que le lien vers la galerie de photos.   

Organisez une réunion avec votre équipe peu après l’événement, pour identifier ce qui a fonctionné et ce qui a coincé. Vous pourrez ensuite apporter des améliorations ciblées. Vous pouvez interroger vos prestataires et vos fournisseurs afin de recueillir leurs impressions et apporter des améliorations en coulisses. 

L’expérience des participants doit être votre première priorité. Proposez-leur des activités engageantes et mettez à leur disposition des espaces confortables et facilement identifiables. Recueillir le feedback des participants contribue à améliorer en continu l’expérience de l’événement. 

Utilisez un logiciel de gestion d’événements pour simplifier l’inscription et la collecte des données en vue de leur analyse ultérieure. Grâce aux outils modernes, recueillir des données est devenu un jeu d’enfant. 

Informez votre personnel, vos prestataires et vos participants à toutes les étapes du processus. Pour susciter l’enthousiasme autour de l’événement, communiquez en interne sur la progression et les différentes étapes clés. Soyez très actif sur les réseaux sociaux pour faire le buzz. 

Élaborez des plans B et prévoyez des ressources supplémentaires, en particulier pour les événements de grande ampleur. Il est rare qu’un événement se déroule sans le moindre imprévu. En anticipant certains problèmes éventuels, vous gagnerez du temps s’ils se produisent. 

Après avoir recueilli le feedback des participants, analysez-le pour dégager les informations clés qui vous permettront d’améliorer vos prochains événements. Avec SurveyMonkey, vous pouvez analyser les données sans avoir de connaissances particulières en la matière. 

Générez des nuages de mots à partir des réponses aux questions ouvertes pour identifier des tendances. Utilisez l’Analyse du ressenti (une fonctionnalité optimisée par l’IA) qui classe automatiquement les réponses en ressenti positif, négatif ou neutre. 

Vous découvrirez peut-être via un nuage de mots que l’impression générale laissée par le service de restauration est extrêmement positive. Vous saurez ainsi que vous pourrez de nouveau faire appel au(x) prestataire(s) concerné(s) pour vos futurs événements. Si à l’inverse, les participants ont relevé des insuffisances technologiques, renforcez votre équipe technique afin d’offrir une expérience numérique plus satisfaisante la prochaine fois.

Les outils d’analyse permettent de transformer les données en informations exploitables.

De la planification à l’évaluation post-événement, le succès d’un événement repose essentiellement sur sa gestion. Préparez bien en amont votre événement afin d’optimiser votre budget, pour offrir une expérience exceptionnelle à vos participants. Et pour vous améliorer encore et toujours, tirez les enseignements de chaque événement que vous organisez. 

Avec SurveyMonkey, vous pouvez créer et envoyer facilement des formulaires d’inscription pour faciliter l’organisation de vos événements, mais aussi des sondages d’évaluation d’événements, ainsi que des sondages post-événement pour identifier des axes d’amélioration.  

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