Beaucoup d’entreprises ont compris l’importance d’organiser un entretien de départ lorsqu’un employé quitte l’entreprise. Cet échange permet de mieux comprendre pourquoi la personne s’en va, et ce qui aurait pu être fait pour l’encourager à rester.
Les entretiens de départ ont leur utilité, mais ils arrivent trop tard pour convaincre vos employés de rester.
Alors, comment réduire le nombre de départs ? Vous avez tout intérêt à proposer à vos employés des entretiens individuels avant qu’ils ne commencent à envoyer des CV et chercher un autre emploi. Ce sera l’occasion d’écouter leur ressenti par rapport à leur poste et à l’entreprise.
Les entretiens individuels montrent à vos employés que vous accordez de l’importance à leur point de vue. Ils s’intègrent à merveille dans un programme pour l’engagement du personnel, en complément de sondages employés, de mesures pour équilibrer vie privée et vie professionnelle, et d’initiatives destinées à créer un environnement de travail diversifié et inclusif. Ces entretiens peuvent devenir un outil crucial pour réduire le turnover, un facteur aussi coûteux que chronophage pour les entreprises.
Les études réalisées par The Society for Human Resource Management (SHRM) montrent que le fait de remplacer un employé coûte en moyenne l’équivalent de 6 à 9 mois de son salaire. Pour un employé gagnant 40 000€ par an, cela représente entre 20 000€ et 30 000€ en frais de recrutement et de formation.
Les coûts du turnover sont multiples :
C’est bien simple : le turnover a un impact négatif très fort sur l’ensemble de l’entreprise. Considérez les entretiens individuels comme un outil essentiel pour réduire le turnover. Vous obtiendrez des informations clés pour améliorer l’ambiance de travail et inciter les employés à rester dans l’entreprise le plus longtemps possible.
Ce n’est pas un hasard si la plupart des dirigeants disent que les employés sont leur atout le plus précieux.
C’est tout simplement la vérité.
De nombreuses études montrent qu’un engagement fort, une grande satisfaction et un moral élevé chez les employés favorisent la rentabilité, le ROI et la valeur marchande l’entreprise.
À l’inverse, avec un turnover élevé, vous augmentez les coûts des phases d’embauche et de formation des employés, et vous subissez une baisse de la productivité et du moral des équipes. Avec les années, un turnover élevé risque aussi d’avoir un impact négatif sur la réputation de votre entreprise. Les clients et les consommateurs ne sont pas bêtes, et ils aiment bien traiter avec les mêmes interlocuteurs d’une fois sur l’autre. Ils risquent de le remarquer si la nouvelle personne chargée de suivre leur compte manque de connaissances sur le produit, ou si vos employés avec qui ils échangent sont mal dans leur peau. Voyons les conséquences potentielles d’un turnover élevé :
Lorsque vous recrutez, vous investissez. Vous dépensez de l’argent, du temps et des ressources pour former ce nouvel employé et lui transmettre votre culture d’entreprise et les valeurs de votre marque. Lorsqu’un employé démissionne, vous perdez une bonne partie de l’investissement que vous avez fait pour lui donner les moyens de réussir.
Il y a d’autres conséquences négatives. Lorsqu’un employé vous quitte, vous devez à nouveau investir pour trouver un remplaçant. Cela représente à nouveau du temps, de l’argent et des ressources qu’il aurait été préférable de consacrer à la réussite de votre entreprise.
Le turnover, ce ne sont pas seulement les employés qui vous quittent. Ce phénomène a aussi un impact sur ceux qui restent. Même les entreprises les mieux gérées souffrent du turnover, à plus ou moins grande échelle. C’est une réalité. Si vos employés constatent que leurs collègues partent un par un, leur moral en sera forcément affecté. Ils vont commencer à se demander s’ils ne devraient pas en faire de même.
Un turnover élevé a des conséquences multiples. Dès qu’un employé part, il faut trouver quelqu’un pour reprendre ses responsabilités.
Pendant que vous cherchez quelqu’un pour le remplacer, il faut bien répartir sa charge de travail. Vous risquez alors de surcharger d’autres employés, au détriment de leur productivité. Les journées de travail ne sont pas extensibles : certaines tâches risquent de passer à la trappe. Lorsque vous aurez enfin trouvé un remplaçant, il faudra encore l’intégrer et le former, ce qui demandera du temps à ses collègues.
La continuité des opérations se définit comme les processus et activités nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise en cas d’interruption opérationnelle.
De manière plus informelle, c’est un peu comme s’assurer que les trains arrivent à l’heure dans une gare.
Même les meilleures entreprises connaissent des interruptions ou des problèmes, mais avec un faible turnover, il est possible de surmonter ces difficultés sans conséquences durables. En revanche, pour les entreprises souffrant d’un turnover élevé, les conséquences sont graves. Les employés restants ont plus de mal à assurer leurs tâches et les clients risquent de constater une baisse dans la qualité des produits ou des services. Une mauvaise continuité des opérations risque de créer une spirale négative pouvant menacer la santé de toute l’entreprise.
Les entretiens individuels permettent de réduire les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Par le biais de ces entretiens, les managers peuvent se rapprocher de leurs collaborateurs et mieux comprendre leur état d’esprit. Ils peuvent adresser les problèmes impactant leur productivité, leur moral et leur engagement vis-à-vis de l’entreprise.
Cet entretien est une discussion planifiée et structurée qui permet aux managers de comprendre les motivations de leurs employés à rester dans l’entreprise, et ce qui risquerait de les inciter à partir. Les managers posent des questions simples, structurées d’une manière informelle.
En général, l’entretien dure environ une demi-heure, et il a lieu deux ou trois fois par an. Même si ces entretiens ne prennent pas beaucoup de temps, les gains potentiels sont importants. Vous pourrez obtenir des informations clés sur les motivations de vos employés et sur différents points de friction.
Ces entretiens sont particulièrement utiles pour vos employés les plus performants : ils se sentiront écoutés et vous pourrez échanger avec eux avant qu’ils n’envisagent de vous quitter. Vous bénéficiez ainsi de leur feedback direct sur leurs motivations à travailler dans votre entreprise.
Les entretiens individuels profitent aussi bien aux employés qu’aux entreprises.
Le simple fait d’organiser ces entretiens envoie un message fort à vos employés : vous leur montrez que leur opinion compte. Vous leur donnez l’occasion d’exprimer leurs inquiétudes, mais aussi leur satisfaction.
Au niveau de l’entreprise, ces entretiens individuels vous aident à identifier les signes avant-coureurs d’un turnover élevé. Cela peut notamment vous aider à identifier des tendances susceptibles d’impacter vos meilleurs éléments. Vous pourrez alors prendre les mesures nécessaires pour modifier vos processus afin de répondre aux attentes des employés, réduisant au passage le risque de voir vos meilleurs éléments quitter le navire les uns après les autres.
Il est difficile de quantifier précisément l’impact des entretiens individuels pour réduire le taux de turnover. En revanche, ils peuvent jouer un rôle clé dans l’engagement de vos employés. Des études montrent que les entreprises dotées d’une politique active de rétention des employés en bénéficient à plusieurs niveaux : fidélité et satisfaction des employés, meilleure rentabilité, augmentation du ROI, etc.
Si vous souhaitez savoir ce que pense une personne, c’est simple : posez-lui des questions.
Pourtant, la plupart des entreprises ne le font pas, ou le font trop rarement, ou mal. Certaines entreprises ne consultent jamais leurs employés, même si elles clament haut et fort qu’elles sont à l’écoute de leurs besoins. D’autres attendent l’entretien de départ, mais dans ce cas il est trop tard pour convaincre la personne de rester. Il arrive qu’une entreprise propose une augmentation ou une promotion à un employé sur le départ, pour le convaincre de rester, avec des résultats mitigés. En effet, des études montrent que 50 à 80 % des employés qui acceptent une contre-offre de dernière minute finissent par partir quand même dans les 6 mois suivants.
Inversement, les entretiens individuels procurent de multiples avantages. Quelques exemples :
Les entretiens individuels sont une initiative importante pour les petites comme les grandes entreprises. Cependant, il convient de bien les préparer pour récolter un maximum d’informations à partir du feedback de vos employés. Pensez à ce qui suit lorsque vous menez des entretiens individuels.
Vous avez programmé votre entretien individuel, en expliquant son objectif et en choisissant un lieu approprié. Très bien. Mais quelles questions allez-vous poser ? Les meilleurs entretiens sont ceux qui ont un équilibre entre les questions prédéterminées et la discussion ouverte qui laisse la place à des sujets non prévus.
Choisissez vos questions avec soin pour aider vos employés à comprendre ce qui suit :
Choisissez des questions qui vous aident à comprendre ce qui suit :
Par exemple, dans beaucoup d’entreprises, les fins de semaine sont épuisantes. Vous pourriez proposer à vos équipes d’arrêter de travailler à 14h le vendredi. Cela montrerait que vous les avez entendues et que vous agissez en conséquence. Ou alors, vous pourriez modifier l’agencement des bureaux pour favoriser des échanges plus spontanés, ou au contraire créer des espaces un peu plus privés. Ces décisions montreront votre capacité d’écoute et d’action, et renforceront la fidélité de vos employés.
De manière générale, évitez de poser des questions binaires (réponses oui-non). Posez des questions ouvertes qui favorisent la discussion, afin de mieux comprendre comment se sentent vos employés et ce vers quoi ils tendent. Voici quelques exemples de questions intéressantes :
Les points clés à retenir
Ne négligez pas pour autant les entretiens de départ lorsqu’un employé quitte votre entreprise. Mais les entretiens individuels vous aideront à réduire le turnover : vous créerez une bonne ambiance dans vos équipes, avec des employés motivés et productifs. SurveyMonkey Entreprise vous propose tous les outils et les technologies dont vous avez besoin pour améliorer la satisfaction de vos équipes.