Optimisez votre logiciel de gestion de projets grâce aux quiz et aux sondages
Quel que soit votre rôle dans la conduite d'un projet, il y a de grandes chances que vous utilisiez un logiciel de gestion de projets.
La capacité de votre équipe à utiliser efficacement ce logiciel est essentielle pour optimiser la gestion de vos projets. Mais comment vous assurer que vos employés en tirent le meilleur parti ? Et si ce n'est pas le cas, comment faire en sorte d'améliorer leur utilisation ?
Grâce aux quiz et aux sondages.
Avant d'aborder le rôle des quiz et des sondages, définissons ce qu'est un logiciel de gestion de projets et la façon dont il est généralement utilisé au sein d'une organisation.
Présentation des logiciels de gestion de projets
Les logiciels de gestion de projets aident les employés à organiser, planifier et exécuter des projets individuels. Cela consiste notamment à définir les livrables et les échéances pour chaque projet, affecter les tâches aux différentes parties prenantes, et faciliter la collaboration et la communication entre ces mêmes parties prenantes.
L'usage qui est fait d'un logiciel de gestion de projets dépend des employés et des fonctions qu'ils occupent, mais d'une manière générale :
- Les personnels occupant des fonctions de direction ont une vision plus large des projets.
Par exemple, ils créent et analysent des rapports sur les types de projet qu'ils traitent, ces rapports leur permettant de voir qui travaille sur quoi, ainsi que la façon dont les projets et les objectifs de l'entreprise sont étroitement imbriqués.
- Les personnels n'occupant pas de fonctions de direction se concentrent essentiellement sur leurs projets.
Ils se préoccupent généralement de savoir quelles sont les échéances du projet, quelle est la prochaine étape, sur quels projets ils doivent se concentrer à un moment précis ; ce genre de questions les aident à hiérarchiser leur temps et leurs efforts.
- Les personnels chargés de gérer l'utilisation globale du logiciel par l'équipe
Ces employés ont généralement un rôle opérationnel qui consiste notamment à s'assurer que les projets sont gérés correctement et dans les délais impartis, ou que les employés reçoivent une formation adaptée et en temps utiles sur le logiciel.
Dans la mesure où la gestion de projets est une activité incontournable pour d'innombrables entreprises et employés, les logiciels de gestion de projets sont légion sur le marché. Les plus connus sont Trello, Jira, Basecamp et Microsoft Project.
Les sondages permettent d'identifier les différentes utilisations et les points à améliorer
Alors, comment vos employés utilisent-ils votre logiciel de gestion de projets ?
Pour le découvrir, il suffit de leur demander via un sondage ! Voici quelques questions qui vous apporteront un éclairage supplémentaire :
- Pour quelles tâches/activités utilisez-vous le logiciel de gestion de projets ?
- À quelle fréquence (environ) utilisez-vous le logiciel de gestion de projets ?
Les réponses à ces questions vous indiqueront à quoi sert véritablement le logiciel pour vos employés et à quel degré ils en tirent parti. Vous verrez également si le logiciel est sous-utilisé, soit parce qu'il n'apporte pas vraiment un plus, soit parce que vos employés ne le maîtrisent pas suffisamment.
Un sondage peut également vous aider à optimiser encore plus votre logiciel de gestion au profit de votre équipe. Un sondage dans lequel les réponses restent anonymes permet aux employés qui n'osent pas donner leur avis directement de s'exprimer en toute franchise et après mûre réflexion.
Voici quelques exemples de question que vous pouvez poser :
- Parmi les points/domaines suivants concernant le logiciel de gestion de projets, lesquels souhaiteriez-vous voir améliorés ?
- Pour quelles tâches/activités, que vous ne pouvez pas effectuer actuellement, souhaiteriez-vous utiliser le logiciel de gestion de projets ?
- Parmi les points/domaines suivants, sur lequel souhaiteriez-vous recevoir une formation afin d'utiliser plus efficacement le logiciel de gestion de projets ?
N'oubliez pas d'inclure au moins une question ouverte. Il se peut que vos employés apportent des éléments auxquels vous n'aviez pas pensé et qui vous permettront de prendre de meilleures décisions.
Les quiz contribuent à améliorer les connaissances et à identifier les lacunes
Les quiz vous permettent d'évaluer le degré de connaissance des employés concernant le logiciel et d'identifier les points/domaines qui nécessitent une formation supplémentaire.
En premier lieu, segmentez vos employés selon leurs rôles et fonctions, puis élaborez un ensemble de questions faciles, intermédiaires et difficiles pour chaque segment défini.
Supposons par exemple que l'un des segments regroupe des employés n'occupant pas des fonctions de direction et qui utilisent le logiciel pour gérer leurs projets. Ces employés doivent savoir effectuer des tâches telles que :
- créer un ticket (facile)
- générer un rapport (intermédiaire)
- créer un tableau de bord personnalisé (difficile)
Lors de la conception de votre quiz et de l'analyse des résultats, tenez compte des conseils suivants :
- Attribuez un coefficient plus élevé aux questions relatives aux sujets essentiels ou qui demandent le plus de réflexion. Vous pourrez ainsi déterminer plus facilement le degré de maîtrise des employés concernant le logiciel.
- Lorsqu'un participant ne répond pas correctement à une question, envisagez de fournir un commentaire personnalisé qui indique non seulement la bonne réponse, mais explique également pourquoi. Les employés auront ainsi la possibilité d'apprendre et d'améliorer leurs connaissances.
3) Identifiez les questions qui ont reçu le plus de réponses incorrectes et analysez ces réponses. Vous obtiendrez ainsi des informations exploitables pour orienter la formation de votre équipe.
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Votre logiciel de gestion de projets joue un rôle essentiel pour permettre à votre organisation d'atteindre ses objectifs. Pour en tirer le meilleur parti, prenez le temps d'analyser comment il est utilisé, les domaines pour lesquels il est mal ou sous-utilisé, et les points sur lesquels il serait nécessaire que les employés soient formés. Les quiz et les sondages vous fourniront les informations exploitables dont vous avez besoin.
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