Favorisez l’intégration de vos nouveaux salariés grâce aux sondages
Comment utiliser les sondages pour accueillir un nouvel arrivant au sein de l’entreprise ?
Excitation de la rentrée pour certains, angoisse pour d’autres, un peu des deux pour la plupart d’entre nous... Nos années d’école sont peut-être un lointain souvenir, mais ce sentiment se traduit à l’âge adulte par ce même mélange d’appréhension et d’impatience le jour de l'arrivée dans une nouvelle entreprise. L’envie de faire une bonne première impression, le stress de retenir le nom et le visage de ces 30 nouveaux collègues rencontrés sur les deux premiers jours, ou encore l’angoisse de trouver le chemin de la salle de réunion (avant la fin de ladite réunion...) ne sont que quelques-unes des pensées susceptibles de nous empêcher de dormir la veille du jour J.
Côté employeur, les préoccupations sont différentes dans la forme, mais les enjeux d’une bonne intégration des nouveaux employés sont tout aussi importants sur le fond, quand on sait qu'en moyenne, un recrutement sur deux se solde par un échec après 18 mois et que chaque échec engendre des coûts colossaux pour l’entreprise. Ajoutez à cela que près de 60 % des employés ayant bénéficié d’un programme d’intégration structuré passent le cap des 3 ans dans une entreprise, et nous comprenons mieux pourquoi tout le monde a intérêt à ce que cette période si cruciale se passe le mieux possible.
Découvrez les nombreuses manières dont les sondages peuvent vous aider à améliorer l’expérience d’onboarding pour vos nouvelles recrues. Retrouvez également des conseils et bonnes pratiques pour concevoir les différents questionnaires qui jalonneront votre parcours d’intégration afin de limiter les erreurs de casting et les conséquences pour votre entreprise.
Les enjeux de l'intégration des nouveaux salariés
Quelques chiffres pour commencer :
- 4 % des nouveaux salariés démissionnent après le premier jour.
- 86 % des nouveaux employés prennent la décision de quitter ou rester dans leur entreprise au cours des 6 premiers mois.
- On estime à près de 50 000 € le coût moyen global direct et caché d’une erreur de recrutement.
- Le poids de ces « recrutements ratés » représente 3,3 % de la masse salariale totale des entreprises concernées.
Ces chiffres peuvent donner le vertige à n’importe quel manager des ressources humaines et mettent en évidence les enjeux d’une intégration réussie sur le long terme.
Enjeux économiques
Les erreurs de casting peuvent vous coûter cher pour plusieurs raisons. Bien évidemment, il y a les coûts directs et visibles d’un turnover important. Par exemple, les frais associés au processus de recrutement (qu’il soit assuré par une équipe interne ou un prestataire) ou encore le salaire versé pendant quelques semaines ou mois à un nouveau collaborateur en formation, et donc pas encore complétement productif. À cela s’ajoutent d’autres frais plus insidieux, mais tout aussi préjudiciables pour le ROI d’une embauche si celle-ci se solde par un échec. En effet, la prise de poste d’une nouvelle recrue a également un impact sur la productivité des autres membres de l’équipe, de ses managers et/ou de ses mentors, qui prennent du temps pour former le nouvel arrivant et retardent potentiellement la livraison de projets ou la complétion d’objectifs.
Enjeux humains
Dans un autre registre, la période d’intégration est également une occasion unique de transmettre les valeurs de votre entreprise, de susciter la motivation et l’enthousiasme et de donner un élan à vos nouveaux employés, en d’autres termes, de soigner l’image de votre marque employeur. Certes, le candidat a eu un aperçu de vos valeurs et de la culture de l’entreprise pendant le processus de recrutement, mais il s’agit maintenant de l’accueillir dans la famille, de créer ce sentiment d’appartenance et de lui donner l’envie de donner le maximum pour porter ces valeurs.
La période d’onboarding est donc importante à de nombreux égards pour le bien-être et l’engagement des employés dans leur nouvel environnement de travail. Découvrez comment les sondages peuvent vous aider dans chacun de ces domaines pour accueillir vos nouveaux collaborateurs dans de bonnes conditions.
Utiliser les sondages pour améliorer l'expérience d’onboarding
- Faites connaissance avec les nouveaux venus
Le premier jour n’est facile pour personne. Brisez la glace et mettez vos nouveaux employés à l’aise avec un sondage rapide et ludique pour en apprendre un peu plus sur eux. Plutôt plage ou montagne ? Café noir ou au lait ? Musique pour travailler ou calme absolu ? Pas besoin d’aller chercher bien loin, ni bien sérieux, si vous les avez embauchés, a priori, vous connaissez déjà le parcours professionnel de vos nouveaux employés. L’objectif ici est vraiment de les faire entrer en douceur dans votre culture d’entreprise.
Bonus : comme nous le faisons à SurveyMonkey, vous pouvez également partager les résultats de votre sondage de bienvenue avec le reste de l'entreprise via vos canaux de communication préférentiels et donner l’occasion à tout le monde d’accueillir chaleureusement vos nouveaux venus. À titre d’exemple, notre toute dernière promo de nouveaux employés préfère les chiens aux chats, son café crème et se décrit comme un mix d’extravertis et d’introvertis (et nous sommes tous ravis de le savoir !)
- Aidez-les à mieux connaître votre entreprise
Passées les introductions et ces informations ô combien importantes, votre journée d’intégration prévoit sans doute une présentation de l’entreprise, en particulier de ses valeurs, politiques, règles intérieures, outils de travail et autres informations pratiques. Encore une fois, les questionnaires peuvent vous aider. Suscitez l’intérêt de vos participants en leur proposant un quiz en fin de session sur ce qu’ils viennent d’entendre. C’est un excellent moyen de garder leur attention, d’introduire une dimension ludique à une partie de la journée d’intégration historiquement jugée peu passionnante, mais aussi d’évaluer le degré d’assimilation de vos employés, et par là même, l’efficacité de votre formation ou présentation. Vous pourrez également recycler ce quiz pour faire des points réguliers avec tous vos employés et vous assurer qu’ils sont toujours au fait des politiques et du règlement intérieur de votre entreprise. Enfin, si les résultats sont systématiquement en dessous de vos attentes, c’est peut-être l’occasion de réviser votre présentation pour la rendre plus efficace, ce qui nous amène au point suivant...
- Obtenez du feedback sur votre processus d’onboarding
L’expérience d’onboarding est vécue différemment par chaque employé et votre plan d’intégration n’est pas figé, mais se doit d’évoluer avec votre entreprise. D’où l’importance de donner la parole à vos nouveaux arrivants à l’issue de leur journée (ou semaine) d’intégration. Qu’ont-ils pensé de votre livret d’accueil ? Le matériel nécessaire était-il mis à leur disposition le jour de l'arrivée ? Leur poste de travail était-il prêt ? Un sondage vous aidera à identifier ce que vos employés aiment, ce qu’ils aiment moins, éventuellement ce qui manque ou ce qui devrait être plus développé ou au contraire raccourci, et de manière générale à affiner votre modèle de plan d’intégration de nouveau salarié.
Encore une fois, n’hésitez pas à recycler ce sondage tel quel ou légèrement modifié pour demander à vos employés ce qu’ils auraient aimé apprendre pendant l’onboarding (après les premières semaines, ou à la fin de la période d’essai par exemple).
Optimisez votre parcours d'intégration
Découvrez ce que vos nouveaux employés ont retenu de leur journée d'intégration avec un quiz.
Conseils pour construire le questionnaire
- Types de questions
Que ce soit pour votre sondage d’accueil, votre quiz de contrôle ou votre questionnaire de feedback sur la période d’intégration, privilégiez les questions fermées. Elles prendront sans doute la forme de questions à choix multiples et questions dichotomiques pour votre sondage d’accueil et votre quiz pour une analyse facile des réponses et une présentation rapide et ludique des résultats. Votre questionnaire de feedback inclura quant à lui des échelles de Likert, de type « Dans quelle mesure avez-vous trouvé utile la présentation sur les valeurs de l'entreprise ? » pour facilement évaluer ce que vos participants ont aimé ou trouvé utile et identifier les points à améliorer.
Pensez tout de même à inclure au moins une question ouverte pour laisser une tribune d’expression libre à vos participants, que ce soit pour exprimer dans leurs propres mots ce qu’ils ressentent lors de cette première journée sur leur nouveau lieu de travail, ce qu’ils ont trouvé difficile à assimiler dans votre formation ou encore ce qu’ils ont pensé de votre processus d’intégration.
- Mode quiz
Tirez parti de notre mode quiz pour aider vos employés à mieux connaître votre entreprise ou à tester leur degré d’assimilation de vos politiques et normes. Vous pouvez notamment ajouter un score, pondérer les réponses et ajouter des commentaires qui s’affichent en fonction de la réponse donnée par le participant. Ajoutez quelques précisions pour approfondir l’apprentissage en cas de bonne réponse, ou corrigez votre participant en ajoutant des détails en cas de mauvaise réponse. Les fonctionnalités d’analyse associées au mode quiz vous permettent également de triturer vos résultats comme bon vous semble pour dégager des moyennes, des médianes, des écarts types, établir des classements ou encore suivre l’évolution des résultats d’une promotion à l’autre ou d’une année à l’autre.
- Conseils de pro
Privilégiez les sondages courts. La mise en œuvre de chacun de ces questionnaires vous donne des informations précieuses, mais le but n’est pas que votre nouvel employé passe la moitié de sa période d’intégration le nez plongé dans des sondages. Essayez de vous limiter à 10 questions pour le questionnaire de bienvenue et le sondage de feedback. Le quiz sur votre entreprise peut être un peu plus long, mais veillez à rester en dessous des 20 questions.
Personnalisez vos questionnaires à l’image de votre marque. Quel meilleur moment que la période d’intégration pour renforcer le sentiment d’appartenance et l’engagement des employés ? Logo, couleurs, thèmes ou encore polices ou charte graphique, nos options de personnalisation vous permettent d'habiller votre sondage à l’image de votre marque employeur et de masquer toutes les références à SurveyMonkey.
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour proposer une expérience d’onboarding à la fois ludique et efficace à vos nouveaux arrivants. Ne perdez pas une minute et lancez-vous !
Pour aller plus loin :
Découvrez comment vous assurer que vos employés sont satisfaits de leurs conditions de travail et de l’équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle pour améliorer leur fidélisation.