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SurveyMonkey simplifie les inscriptions à vos événements

L’inscription est l’une des étapes les plus importantes d’un événement. Avec SurveyMonkey, ce processus n’a jamais été aussi simple.

Les inscriptions sont un facteur clé du succès de vos événements. Dans ce contexte, votre formulaire d’inscription représente la première prise de contact avec des participants potentiels. Un système d’inscription fluide et bien pensé augmente le nombre de participants et contribue au bon déroulement de votre événement.  

SurveyMonkey vous propose des outils efficaces pour une organisation sans faille. Voyons comment préparer les inscriptions en ligne à votre événement, pour que tout se déroule au mieux.

Vous avez consacré du temps et des efforts à planifier votre événement. Vous avez réalisé des sondages pour identifier les attentes des participants potentiels. Et d’après votre checklist de planification, vous devez ouvrir les inscriptions en ligne 12 semaines avant la date de l’événement.

L’inscription en ligne à des événements vous permet d’éviter de vous retrouver avec 300 convives quand vous aviez prévu d’en accueillir 100. Les conférences et autres événements professionnels ne peuvent pas être ouverts au public sans inscription, car ils nécessitent des repas, un lieu spécifique (qu’il faut en général louer) et des goodies, par exemple. Tout cela se planifie et implique nécessairement de connaître le nombre de participants.

L’inscription en ligne vous permet aussi de recueillir les coordonnées des participants, ainsi que d’autres informations (fonction, employeur, etc.) qui pourront s’avérer utiles pour l’organisation et le suivi de l’événement a posteriori.

Les outils d’inscription en ligne à des événements présentent de multiples avantages. Le premier et le principal étant qu’ils vous aident à connaître à l’avance le nombre de participants. Sans cette information, vous risquez de dépasser le taux d’occupation maximal du lieu que vous avez réservé, de ne pas proposer suffisamment de repas ou de sièges, et au final, de vous retrouver avec des participants déçus et mécontents.

Un outil d’inscription en ligne vous permet aussi de proposer différentes options de billetterie, avec des avantages divers selon le tarif, par exemple. 

L’inscription en ligne est aussi un gage de sécurité pour les participants. Ils peuvent effectuer leur paiement en ligne de manière sécurisée (si votre événement est payant), recevoir les billets par email et avoir confirmation qu’ils sont bien inscrits. Avec SurveyMonkey, vous pouvez accepter des paiements via une intégration à Stripe. Le fait de savoir que leurs coordonnées personnelles sont stockées de manière sécurisée est un autre point important pour les participants. Créez sans plus tarder votre formulaire d’inscription en ligne.

Voici les étapes à suivre pour que les inscriptions à votre événement se déroulent au mieux.

Concevez ce microsite spécifiquement pour promouvoir votre événement. Personnalisez-le aux couleurs de votre marque, et avec votre logo. Enfin, proposez un contenu qui parle à la population que vous ciblez pour cet événement.

Racontez l’histoire de votre marque et expliquez dans quel contexte et avec quel objectif vous organisez cet événement. Utilisez votre logo et d’autres composantes de votre marque de manière à intégrer le mieux possible les thèmes et les intervenants à votre événement.

Principaux éléments à inclure dans ce microsite

  • Programme de l’événement : emploi du temps complet et séances en groupes. C’est particulièrement important si les participants doivent choisir entre des sessions qui se déroulent au même moment.
  • FAQ : gagnez du temps en répondant à l’avance aux questions les plus fréquemment posées.
  • Présentation des intervenants : une brève biographie de chaque intervenant, ses qualifications, les thèmes qu’il/elle va développer, et pourquoi a-t-il/elle été sollicité(e).
  • Fournisseurs : dans le cas où des fournisseurs ou des sponsors seront présents, citez-les et précisez leurs coordonnées, ainsi que les produits ou services qu’ils proposent.
  • Restauration : indiquez ce qui sera proposé aux participants pour se restaurer, et si vous avez prévu des menus spéciaux.
  • Page de renvoi pour l’inscription : contient votre formulaire d’inscription intégré ou un lien vers votre outil d’inscription, éventuellement accompagné d’instructions.
  • Mesures de sécurité : indiquez si vous avez prévu des mesures de sécurité liées au COVID-19 ou à d’autres risques de sécurité.
  • Politiques de remboursement et de confidentialité : indiquez clairement vos conditions et délais de remboursement, ainsi que votre politique en matière de protection des données personnelles.

Vous pensez peut-être qu’il serait plus judicieux d’inclure toutes les informations concernant l’événement sur votre site Web principal ? Pourtant, avoir un microsite vous permet d’optimiser son référencement, afin de toucher un public plus nombreux et mieux ciblé. Pensez à intégrer à votre site Web principal un lien vers la page de renvoi de votre microsite.

Un formulaire d’inscription en ligne vous permet de recueillir toutes les informations dont vous avez besoin auprès de vos participants, y compris les données de paiement si votre événement est payant. Le volume d’informations collecté dépend du type d’événement, de l’expérience que vous proposez et des participants que vous ciblez.

Un formulaire d’inscription à un événement vous permet de recueillir toutes les informations nécessaires auprès de vos participants. Pensez à rediriger les messages promotionnels pour votre événement vers une page de renvoi de votre microsite contenant le formulaire d’inscription. Optimisez le référencement de cette page afin d’augmenter vos chances d’apparaître en bonne place dans les résultats des moteurs de recherche.

Avant l’inscription en ligne, la promotion des événements se faisait essentiellement en envoyant un grand nombre de courriers à des personnes qui pouvaient être intéressées. Cela nécessitait parfois d’acheter des listes de contacts, d’imprimer des invitations à mettre dans de jolies enveloppes. Les frais d’affranchissement pouvaient vite s’accumuler, sans parler du temps nécessaire pour traiter les réponses.

À l’inverse, l’inscription à un événement en ligne présente plusieurs avantages :

  • Accessibilité : l’inscription en ligne permet de toucher un plus grand nombre de personnes susceptibles d’être intéressées par votre événement. SurveyMonkey Audience est un outil particulièrement efficace pour vous aider à trouver des personnes correspondant à votre population cible.
  • Gain de temps : avec l’inscription en ligne, vous n’avez plus besoin d’imprimer et d’envoyer vos formulaires. Fini aussi le temps passé à compiler et trier vos réponses. Vous pouvez même gagner encore plus de temps en utilisant notre modèle de formulaire d’inscription en ligne.
  • Réduction des coûts : l’inscription en ligne supprime les coûts liés à l’impression et l’affranchissement des formulaires papier et au traitement manuel des réponses.
  • Gestion améliorée : les processus automatisés permettent de réduire les erreurs humaines, améliorer la communication, collecter des paiements sécurisés et centraliser la gestion des données.
  • Analyse : les formulaires créés à l’aide de SurveyMonkey permettent de visualiser les données collectées dans un tableau de bord personnalisable.

Une fois que votre formulaire d’inscription est prêt, vous pouvez passer à la promotion de votre événement. À l’heure actuelle, les réseaux sociaux sont le média le plus efficace pour ce genre de communication. Si votre événement est de nature professionnelle, publiez-le sur LinkedIn avec des hashtags adaptés et créés spécialement pour l’événement. Si votre événement s’adresse aux consommateurs ou aux influenceurs, faites-en la promotion sur Instagram, Facebook ou TikTok

Choisissez la plateforme en fonction de la population que vous ciblez. Si vous avez le temps, vous pouvez bien entendu promouvoir votre événement sur plusieurs réseaux sociaux. 

Pour la promotion d’événements locaux, pensez à la radio, la télévision et la presse.

Bonnes pratiques pour promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux

  • Mettez l’accent sur les conférenciers, les artistes ou les invités connus du public.
  • Utilisez des hashtags pour que votre contenu soit facilement identifiable par le public que vous ciblez.
  • Choisissez de belles photos.
  • Ajoutez un lien vers votre microsite, et plus précisément vers la page de renvoi du formulaire d’inscription.
  • Publiez fréquemment du contenu à partir du moment où vous ouvrez les inscriptions à votre événement.
  • Créez un sentiment d’urgence en ajoutant un compte à rebours ou en indiquant le nombre de billets restants à l’approche de la date de l’événement.
  • Publiez aussi des messages publicitaires généraux sur les réseaux sociaux, pour toucher un public plus large.

Voici quelques conseils pour rendre vos formulaires attrayants pour les utilisateurs et faciliter leur inscription.

  1. Adaptez votre formulaire d’inscription aux téléphones portables. Pour certains utilisateurs, le smartphone est le seul moyen d’accès à Internet, car ils n’utilisent pas d’ordinateur (c’est le cas notamment de 15 % des adultes américains). Votre formulaire doit être facile à utiliser et lisible sur des écrans de différentes tailles. 
  2. Ménagez une certaine progression en commençant par des questions simples et rapides (coordonnées, informations sociodémographiques, nom de l’entreprise, etc.). Gardez les questions ouvertes ou plus complexes pour plus tard, lorsque les participants potentiels seront déjà engagés dans le formulaire.
  3. Soyez concis. Les questions redondantes n’ont rien d’attirant. Lisez et relisez votre formulaire, puis demandez son avis à une tierce personne, avant de le mettre en ligne.
  4. Soyez clair. Ce formulaire a pour but de recueillir des informations. Utilisez un langage facile à comprendre, sans vocabulaire compliqué ou technique, sans jargon ou traits d’esprit. 
  5. Indiquez aux utilisateurs où ils en sont dans le formulaire. Numérotez les pages (par exemple, page 2 sur 4) ou intégrez une barre de progression. Il est important pour la personne interrogée de connaître à peu près le temps nécessaire pour remplir le formulaire.
  6. Soyez bref. Ne demandez que les informations dont vous avez besoin. Vous pourrez toujours demander des détails supplémentaires dans un autre sondage, par exemple un questionnaire pré-événement. Mais pour le moment, le but est d’inciter les participants potentiels à cliquer rapidement sur le bouton « Envoyer ».
  7. Terminez votre formulaire en invitant l’utilisateur à passer à l’action. Un bouton « Envoyer », « S’inscrire maintenant » ou « Obtenir mon billet » est une bonne manière de clore votre formulaire.
  8. Testez votre formulaire. Demandez à des membres de votre équipe de suivre les étapes d’inscription pour s’assurer que le formulaire fonctionne correctement et qu’il collecte toutes les données nécessaires.
  9. Maintenez le contact. Proposez aux personnes qui répondent à votre formulaire d’inscription de leur envoyer des rappels et des informations par email ou par SMS, et mettez en place ces communications.
  10. Faites la promotion de votre événement. Si les réseaux sociaux sont probablement votre principal média de promotion, ne négligez pas la portée de la radio ou de la télévision pour des événements locaux.

Avec SurveyMonkey, créez des formulaires d’inscription à un événement attrayants et faciles à utiliser. Inscrivez-vous dès aujourd’hui pour utiliser une solution qui simplifie l’inscription aux événements et la gestion des données des participants. Choisissez simplement l’abonnement qui vous convient.