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10 conseils pour développer vos compétences d’organisation d’événement

Réussissez vos événements à tous les coups en vous aidant des solutions SurveyMonkey

Pour organiser un événement, vous aurez besoin de vous adapter à différentes situations. Il n’existe pas une règle universelle : chaque événement nécessite une approche unique. Pour que le jour J soit un succès, vous devez faire preuve d’organisation bien sûr, mais aussi de souplesse : développez vos capacités d’adaptation pour apprendre et optimiser vos événements au fur et à mesure. Utilisez des sondages événementiels pour collecter du feedback auprès des participants et améliorer vos compétences d’organisation d’événement.

Ne vous contentez pas de faire le minimum : créez des événements dont tout le monde se souviendra en suivant nos 10 conseils ci-dessous.

Quelles compétences d’organisation d’événement sont absolument indispensables ? La communication est un talent primordial : apprenez à parler et, plus important encore, à écouter.

Le sens de l’organisation est lui aussi essentiel, car vous devrez gérer de nombreuses informations. Commencez toujours à planifier votre événement le plus tôt possible, tout en vous préparant à devoir le modifier à la volée. Enfin, un bon responsable événementiel doit savoir garder son calme en toutes circonstances.

Voici les qualités qui font la différence :

  • Organisation : vous devez être au courant de chaque paramètre de l’événement. Vous aurez besoin d’un plan détaillé, avec les contacts et les ressources nécessaires. Cette checklist sera votre meilleure alliée pour votre prochain événement.
  • Souplesse : soyez toujours prêt à modifier le programme si nécessaire. Entre votre équipe, les prestataires, les intervenants et le lieu lui-même, vous devrez sans doute faire face à des changements de dernière minute qui impacteront l’organisation de votre événement.
  • Ouverture d’esprit et écoute : l’objectif premier d’un événement est d’offrir une expérience agréable aux participants et à toutes les personnes concernées. Il est donc important d’être à l’écoute. Depuis la phase de planification, jusqu’à l’événement lui-même, sans oublier le débrief post-événement, discutez avec votre équipe de ce qui s’est bien passé et des axes d’amélioration. C’est là que les sondages entrent en jeu. Découvrez comment obtenir un feedback précieux avec ce guide des sondages événementiels.
  • Calme imperturbable : organiser un événement nécessite d’avoir des nerfs d’acier, afin de résoudre les problèmes sans paniquer. Vous montrerez ainsi à votre équipe que vous maîtrisez la situation. L’organisation d’un événement s’accompagne de beaucoup d’excitation et d’énergie. Il est important de rester calme et détendu lorsque vous communiquez et que vous gérez les difficultés qui risquent de survenir.

Si vous travaillez en collaboration avec un Event Planner, il vous enverra peut-être une liste d’objectifs. Autrement, discutez-en avec votre client. Ces objectifs doivent être concrets et aussi précis que possible. Par exemple : combien de places de parking faut-il réserver chaque jour ? Combien de questions-réponses voulez-vous traiter à la fin de chaque conférence ? Essayez de chiffrer vos objectifs : ils n’en seront que plus précis.

L’organisation d’un événement est une course contre la montre, il n’est jamais trop tôt pour commencer. Si possible, préparez-vous un an à l’avance : choisissez le lieu, contactez les prestataires pour bénéficier de tarifs préférentiels, etc. Bien qu’il soit important de passer des accords modifiables à ce stade, car vous ne connaissez pas encore le nombre de participants, vous gagnerez du temps et de l’argent en procédant de cette manière. N’hésitez pas à recourir aux sondages événementiels pour collecter des informations précieuses. Vous pouvez aussi utiliser notre checklist de planification d’événements.

Chaque événement est unique et les prestataires le savent : ils proposent souvent des services personnalisés, dont les tarifs varient beaucoup. Au lieu de demander un devis, déterminez la somme que vous êtes prêt à dépenser et proposez au prestataire un montant inférieur de 5 à 10 %. Ainsi, même si le prestataire négocie son tarif, vous respecterez votre budget. Vous ferez peut-être même des économies.

Un événement réussi est aussi une question de réseau. Maintenez des liens étroits avec vos prestataires préférés : vous pourrez compter sur eux le moment venu. Ne négligez pas vos anciens collègues, ni les intervenants et les bénévoles. Soyez actif sur les réseaux sociaux pour développer vos équipes rapidement et facilement.

N’ayez pas peur des nouvelles technologies liées aux événements. Ces innovations vous aideront à faire de votre événement un succès. Alors, pourquoi vous en priver ? Selon vos besoins, adoptez différents outils tech simples d’utilisation. Voici quelques exemples :

  • Réalisez un sondage pré-événement pour choisir le meilleur lieu.
  • Recueillez des commentaires en temps réel sur les conférences grâce à un questionnaire en ligne.
  • Proposez aux participants une application pour les guider pendant l’événement. Près de la moitié des participants utilisent en général ce type d’application.
  • Mettez à disposition une imprimante Instagram pour immortaliser votre événement.

Si vous décidez d’inaugurer de nouveaux outils lors de votre événement, assurez-vous qu’un membre de votre équipe les connaît sur le bout des doigts. Il sera chargé de résoudre les potentiels problèmes qui risqueraient de compromettre le succès de votre événement.

Comme pour un spectacle de théâtre de fin d’année, il est important de faire une répétition générale pour roder votre événement avant le jour J. Planifiez-la une semaine avant. Demandez à votre équipe d’y participer, et si possible aux bénévoles et aux intervenants. Cela vous donnera le temps d’apporter toutes les modifications nécessaires et permettra à tout le monde d’être fin prêt pour le grand jour. Pensez à tester tous les outils tech que vous avez l’intention d’utiliser.

Pour réussir votre événement, vous devez comprendre l’expérience des participants. Le jour J, concentrez-vous au maximum sur leur ressenti. Décodez leur comportement. Parlez-leur, et écoutez-les. Vous obtiendrez de précieux retours en réalisant des sondages en temps réel.

Prenez le temps de faire le point avec votre équipe après chaque événement. Parlez de ce qui s’est bien passé, et de ce qui pourrait être amélioré. Ces séances de débriefing sont un excellent moyen de recueillir les suggestions de chacun, tandis que l’événement est encore frais dans les mémoires.

Une semaine après l’événement, envoyez un email aux participants, à votre équipe et aux bénévoles. Demandez-leur de répondre à un dernier sondage. Posez des questions spécifiques pour chaque groupe :

  • Dans le sondage destiné aux participants, demandez-leur ce qu’ils ont pensé des intervenants, du lieu, des prestataires, du programme et de l’organisation générale de l’événement.
  • Normalement, vous avez déjà fait un point avec votre équipe. Approfondissez votre échange en proposant à chacun de vous en dire plus sous couvert d’anonymat par le biais d’un sondage de satisfaction du personnel.
  • Dans le sondage destiné aux bénévoles, demandez-leur d’évaluer leur responsable d’équipe et la répartition des tâches.

Pensez à envoyer un email de remerciement aux équipes du lieu qui vous a accueilli, ainsi qu’aux différents prestataires, intervenants et conférenciers. Faites-leur savoir que vous appréciez le travail qu’ils ont réalisé, et que vous souhaitez rester en contact.

Mettez en pratique ce que vous apprenez lors de chaque événement. Analysez les commentaires des participants, de votre équipe et des bénévoles pour éliminer les points de friction et améliorer ce qui peut l’être. Voici comment éviter certains problèmes courants :

  • Comparez la satisfaction des participants au coût de chaque prestataire, puis séparez-vous de ceux qui sont trop chers et n’apportent pas une forte valeur ajoutée.
  • Identifiez les membres du personnel et les bénévoles en surnombre et transférez-les vers des équipes en sous-effectif.
  • Identifiez les domaines dans lesquels votre équipe ou les bénévoles ont été moins efficaces, et adaptez la formation pour remédier à ce problème lors du prochain événement.
  • Chaque événement représente une opportunité de modifier votre approche du suivant. Adaptez votre style d’organisation selon les commentaires des participants, de vos équipes et des bénévoles. Vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour que votre prochain événement soit encore plus réussi.

Maintenant que vous savez comment améliorer vos compétences d’organisation d’événement, il est temps de mettre tout cela en pratique. Passez à la vitesse supérieure grâce à la plateforme SurveyMonkey alimentée à l’IA. Vous apprendrez à mieux gérer votre temps pour organiser des événements encore plus réussis.

Vous voulez du feedback sur votre événement ? Créez un sondage post-événement. C’est parti →