Checklist de planification d'événements : l'assurance d'un événement réussi

Les événements réussis marquent les esprits. En moyenne, un événement important est mentionné 1 400 000 de fois sur les réseaux sociaux avant qu'il ne s'achève. Des événements de cette ampleur offrent une tribune à votre cause, votre entreprise ou votre secteur d'activité, et leur diffusion s'étend bien au-delà de votre cercle immédiat, d'où l'importance de ne pas « rater son coup ».

Si planifier un événement réussi évoque pour vous les 12 travaux d'Hercule, pas de panique, nous pouvons vous aider ! Même l'organisateur d'événements le plus aguerri rencontre chaque jour des difficultés dans toute la coordination logistique qui rend un événement possible. Alors, ne vous inquiétez pas, grâce à cette checklist de planification d'événements en 16 semaines, vous serez dans les temps !

16 semaines avant l'événement

  • Définissez vos objectifs. Pourquoi organisez-vous un événement ? Quelle est sa finalité et qu'espérez-vous en retirer ? Déterminez la direction de votre projet : un sujet ou un thème, un ensemble d'objectifs clairs ou le nombre de personnes qu'il vous faut réunir pour obtenir un taux de participation record.
  • Réunissez votre équipe. Attribuez un rôle à chacun des membres (administrateur de programmes, chargé du marketing événementiel, coordinateur des opérations, trésorier, etc.) avec des objectifs clairement définis et si possible quantifiables.
  • Choisissez un lieu et une date. À l'aide d'un sondage pré-évènement, déterminez la somme que les participants sont prêts à dépenser, les lieux qui leur plaisent le plus et les personnes susceptibles de les accompagner (enfants, conjoint(e), collègues, amis). Ensuite, contactez les lieux retenus pour voir les dates disponibles.
  • Contactez une « tête d'affiche ». Passez en revue votre réseau et celui de votre équipe pour trouver un intervenant-vedette (orateur, présentateur ou artiste) qui enthousiasmera le public et donnera du relief à votre événement. Convenez d'une date avec lui.
  • Définissez le plan d'action de votre événement. Maintenant que vous avez votre « tête d'affiche », il est temps d'établir un plan d'action pour le reste : quel sera le contenu de votre évènement et qui seront les participants ?
  • Fixez un budget. Déterminez le coût de votre plan d'action et les modalités de son financement : évaluez combien doivent vous rapporter les frais d'inscription, la participation des exposants et des sponsors et d'autres sources de financement. À partir de ces évaluations, déterminez les frais d'inscription et la participation des sponsors.
  • Contactez les financeurs. Contactez d'éventuels exposants et sponsors évènementiels et présentez-leur votre événement (objectifs, tête d'affiche, participation des sponsors).

12 semaines avant l'événement

  • Signez un contrat avec votre tête d'affiche. Demandez-lui qu'elle vous fournisse un support promotionnel (photo ou biographie par exemple). Mettez-vous d'accord sur son déplacement et son hébergement.
  • Signez un contrat de sponsoring avec vos financeurs. Demandez à chaque sponsor qu'il vous fournisse un support promotionnel (logos par exemple).
  • Confirmez les intervenants. Plongez-vous de nouveau dans votre carnet d'adresses pour trouver d'éventuels intervenants/présentateurs. Confirmez la présence de chacun d'eux.
  • Confirmez l'animation, la restauration et la sécurité. Contactez les différents prestataires événementiels pour réserver vos dates.
  • Procurez-vous toutes les autorisations nécessaires et souscrivez une assurance responsabilité civile. Contactez les autorités locales pour toutes les autorisations éventuellement requises concernant la restauration, le bruit, la signalisation (fléchage, accrochage de panneaux), la fermeture des routes, la protection policière. L'assurance responsabilité civile couvre les dommages corporels et matériels, ainsi que d'autres dégâts liés à l'événement.
  • Donnez une identité à votre événement. Créez un look unique pour votre événement, puis déclinez-le sur vos supports promotionnels et vos décorations. Cela confèrera du style à votre évènement.
  • Ouvrez les inscriptions. Votre formulaire d'inscription en ligne doit aller droit au but sans pour autant négliger les détails logistiques qui ont leur importance, tels que les heures d'arrivée, les éventuelles intolérances alimentaires ou les tailles de T-shirt.
  • Faites la promotion de votre évènement. Créez un site Web. Créez un évènement ou une page dédié sur les réseaux sociaux. Publiez des mises à jour dès qu'un intervenant ou un invité connu confirme sa présence. Inondez de messages votre liste de contacts. Envoyez un communiqué aux organes de presse concernés.

4 semaines avant l'événement

  • Signez les contrats avec les présentateurs et les prestataires événementiels.
  • Achetez ou louez le matériel nécessaire. Demandez aux prestataires quel matériel vous êtes censé leur fournir. Contactez l'établissement où se déroulera l'évènement pour voir s'il dispose du matériel en question. Dans le cas contraire, achetez ou louez-le. Préparez des petits cadeaux ou des échantillons de produit à distribuer pendant l'événement.
  • Procurez-vous des exemplaires de tous les discours et présentations. Demandez à votre tête d'affiche et aux présentateurs une copie de leurs discours. Assurez-vous que le contenu de chaque discours est adapté, et apportez des modifications si nécessaire en concertation avec les auteurs.
  • Rédigez le script et le programme de l'événement. Prévoyez un plan B en cas d'intempéries ou de faible participation.
  • Réunissez des bénévoles. Déterminez les besoins de votre équipe, puis faites un appel aux bénévoles. Attribuez un rôle adapté à chacun après les avoir interrogés sur leurs compétences et centres d'intérêt via un formulaire d'inscription en ligne pour bénévoles.

1 semaine avant l'événement

  • Fermez les inscriptions.
  • Envoyez un kit d'information. Envoyez un kit contenant le programme de l'évènement, le menu, des informations sur les présentateurs, les coordonnées des autres participants, ainsi que toute autre information utile pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. C'est également le bon moment pour interroger les participants sur ce qu'ils attendent de l'évènement. Si votre évènement est associé à une application, indiquez comment la télécharger.
  • Organisez des interviews des intervenants dans les médias. Contactez les médias appropriés en leur communiquant la liste des intervenants afin d'évaluer leur intérêt. Définissez les possibilités d'interview avec les intervenants. Préparez des badges pour les médias. Définissez si possible un espace pour les interviews sur le lieu de l'évènement.

La veille de l'évènement

  • Faites une copie papier et numérique de chaque discours et présentation. Avec un évènement aux enjeux aussi importants, autant éviter que la loi de Murphy ne se vérifie.
  • Procédez à la mise en place. Assurez-vous que tous les équipements/matériel/fournitures nécessaires sont là. Installez les comptoirs d'inscription, les tables, les chaises et la scène.
  • Briefez les bénévoles. Répartissez-les en petits groupes dédiés à une tâche précise et supervisés par un membre de votre équipe.
  • Contactez les médias. Confirmez la présence de chacun d'eux.

Le jour de l'événement

  • Recueillez des commentaires en temps réel. Envoyez des formulaires de commentaires pendant les pauses du programme. Ces sondages évaluent le succès de l'évènement en temps réel et vous permettent de régler les éventuels problèmes dès qu'ils surviennent.

1 semaine après l'événement

  • Envoyez des emails de remerciements. Rédigez des emails différents pour les participants, les bénévoles et les intervenants. Mettez l'accent sur les résultats obtenus, tels qu'une forte participation, des échanges productifs et des commentaires positifs.
  • Joignez un sondage post-évènement. Mesurez la réussite de votre événement et commencez à planifier le prochain à l'aide d'un sondage post-évènement. Adaptez votre sondage en reprenant les sujets les plus pertinents pour les participants, les bénévoles et les intervenants.

Mettez toutes les chances de votre côté avec notre checklist complète de planification d'événements. Et n'oubliez pas que même si vous cochez les cases de cette checklist, le meilleur moyen d'évaluer votre progression est de reprendre les objectifs que vous vous êtes fixés à l'étape 1.

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