Des formulaires RSVP pour améliorer vos événements

RSVP est un acronyme courant, qui signifie « Répondez s’il vous plaît ». Les formulaires RSVP sont couramment utilisés pour savoir qui participera à nos événements ou pour indiquer à des tiers si nous assisterons aux leurs. En effet, sans cette information déterminante, il est difficile de planifier un événement, qu’il soit virtuel ou en présentiel.

Que votre événement se limite à votre région ou s’étende au monde entier, il n’y a pas de moyen plus efficace que les formulaires en ligne pour obtenir la liste des participants et recueillir toutes les informations dont vous avez besoin.

Quel que soit le type d’événement que vous organisiez, un formulaire RSVP en ligne vous permet d’obtenir des réponses détaillées de chaque participant. Vous pouvez tout à fait personnaliser votre formulaire en fonction de votre événement, dans le but de vous démarquer.

L’aspect le plus utile des formulaires RSVP en ligne tient dans la centralisation des données collectées en temps réel. Avec SurveyMonkey, grâce à un tableau de bord unique, vous pouvez facilement y accéder à tout moment sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone.

Quand vous organisez un événement, quel qu’il soit, il vous faut avant tout une idée précise du nombre de participants, par exemple pour choisir le lieu où il se tiendra et commander la quantité de nourriture nécessaire. Méfiez-vous des estimations. Vous risquez de vous retrouver avec une salle pleine à craquer et pas assez à manger ou, au contraire, avec une salle aux trois quarts vide et trop de nourriture.

Pensez aussi au confort et au bien-être de vos participants. Certains ont-ils des besoins d’accessibilité spécifiques ? Ou un régime alimentaire particulier ? Ajoutez ces questions à votre formulaire RSVP en ligne pour vous assurer que chaque participant pourra profiter pleinement de votre événement.

Votre formulaire RSVP en ligne peut vous aider à mieux connaître vos participants. Par exemple, si un participant vient accompagné, vous saurez le nom de son invité(e) à l’avance. Vous pourrez par exemple personnaliser les marque-places, les badges, etc. Utilisez aussi les coordonnées fournies dans votre formulaire pour envoyer un rappel ou des informations importantes avant votre événement.

Astuce - Pensez à envoyer un sondage post-événementiel pour recueillir le feedback de vos participants et encore mieux préparer votre prochain événement.

Le terme RSVP fait souvent penser à une invitation pour un mariage. Pourtant, vous pouvez créer un formulaire RSVP en ligne pour tous les événements possibles et imaginables. Un conseil : suivez ces bonnes pratiques.

Même si vous avez déjà les coordonnées d’un participant, pensez à les demander dans le formulaire RSVP en ligne. Il n’est pas rare que les gens changent de numéro de téléphone, d’adresse email, voire d’adresse postale. Vous devez disposer de coordonnées à jour pour pouvoir joindre vos participants et les tenir informés.

Pour les événements professionnels, précisez si ces coordonnées seront utilisées pour envoyer des offres, des promotions ou d’autres communications marketing. Ainsi, chaque personne pourra choisir de fournir ses coordonnées personnelles ou professionnelles.

Il est impossible de réserver une salle de conférence ou de commander 250 repas du jour au lendemain. Il est donc essentiel d’inclure une date limite de réponse à votre formulaire RSVP en ligne, en vous assurant qu’elle est bien visible. À cette date, n’hésitez pas à envoyer un rappel aux retardataires, mais n’attendez pas trop longtemps : vous devez connaître le nombre de participants pour finaliser vos préparatifs.

Vous est-il déjà arrivé de remplir un formulaire en ligne et d’avoir un moment de doute : est-ce que je l’ai bien envoyé ? Ou de vous demander quelques semaines plus tard si vous avez répondu ? Pensez à confirmer la réception de chaque formulaire RSVP avec un email automatique. Incluez-y tous les détails de votre événement : ainsi, les participants pourront facilement retrouver la date, l’heure, le lieu, etc.

Selon le type d’événement que vous organisez, vous pouvez inclure les champs ci-dessous à votre formulaire RSVP en ligne :

Vous vous souvenez peut-être de l’époque où vos parents attendaient avec impatience le passage du facteur pour découvrir qui participerait à leur événement. Ils s’inquiétaient sûrement de savoir si toutes les invitations étaient arrivées à bon port. 

Avec les formulaires RSVP en ligne, tout cela est du passé.

Si vous avez les coordonnées des participants, vous pouvez envoyer votre formulaire RSVP par email. C’est la solution idéale pour les mariages, les réunions de famille et toutes les situations dans lesquelles vous connaissez vos invités.

Vous pouvez aussi envoyer des rappels de cette manière.

Si vous voulez toucher un large public pour un événement ouvert à tous (comme une conférence, un congrès ou un salon professionnel), incorporez votre formulaire RSVP à votre site Web. Avec SurveyMonkey, c’est simple comme bonjour. Toutes les personnes qui consultent votre site pourront facilement remplir le formulaire RSVP.

N’hésitez pas à faire la promotion de votre événement par tous les moyens possibles, en incluant toujours le lien vers la page de votre événement et votre formulaire RSVP.

SurveyMonkey vous fournit un lien unique, à publier sur les réseaux sociaux pour rediriger les utilisateurs sur votre formulaire RSVP. En moyenne, les gens passent près de deux heures et demie par jour sur ces plateformes, c’est donc un excellent moyen d’assurer la promotion de votre événement.

Vous pouvez facilement créer un formulaire RSVP en ligne à partir du modèle créé par les experts SurveyMonkey. Tous nos modèles sont entièrement personnalisables. Vous pouvez y intégrer des logos, des visuels, des graphiques et le texte de votre choix.

SurveyMonkey est l’outil idéal pour créer un formulaire RSVP en ligne pour votre événement. Commencez en vous appuyant sur notre modèle de formulaire, ou créez le vôtre à partir de zéro. Personnalisez-le en choisissant les images et le texte qui correspondent à votre événement.
Que vous en ayez besoin ponctuellement ou plus régulièrement, les formulaires SurveyMonkey sont extrêmement pratiques. Créez un compte pour vous lancer ou choisissez un abonnement adapté à vos besoins.