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Simplifiez les inscriptions à vos événements
Découvrez comment créer des formulaires d’inscription en un clin d’œil avec 11 modèles gratuits. Recueillez toutes les informations dont vous avez besoin pour organiser vos événements.
Les formulaires d’inscription en ligne sont un excellent moyen de recueillir toutes les informations dont vous avez besoin, que ce soit sur les participants à votre événement, vos étudiants, vos patients, etc.
Dans cet article, vous allez découvrir comment créer et envoyer des formulaires d’inscription en ligne, en utilisant nos modèles conçus par des experts. Vous trouverez aussi des conseils pour gagner du temps et gérer vos données efficacement.
Qu’est-ce qu’un formulaire d’inscription ?
Un formulaire d’inscription vous permet de recueillir des informations auprès des personnes intéressées par un événement, un service, ou l’adhésion à une association, par exemple. Un formulaire d’inscription peut servir dans de nombreuses situations, notamment :
- Organisation d’un événement : recueillez les informations personnelles des participants à divers événements, que ce soient des séminaires virtuels ou des conférences en présentiel.
- Enregistrement des nouveaux patients : certains établissements de santé permettent aux nouveaux patients de s’enregistrer en ligne pour accélérer la création des dossiers médicaux.
- Inscription à une salle de sport : les salles de sport ou centres de fitness peuvent se servir d’un formulaire d’inscription en ligne pour recueillir les coordonnées et les informations de paiement des nouveaux membres.
- Inscription des membres d’une église : avec un formulaire d’inscription, les églises peuvent recueillir les informations personnelles des nouveaux membres. C’est aussi pratique pour leur demander, par exemple, le nom des congrégations auxquelles ils appartenaient auparavant, ou les causes qu’ils aimeraient soutenir.
Dans tous les cas, un formulaire d’inscription sert à recueillir et organiser les informations personnelles des participants, des membres ou des adhérents.
Les éléments clés d’un formulaire d’inscription
L’aspect de vos formulaires d’inscription dépend souvent du type de formulaire que vous créez et de vos besoins spécifiques, mais ils ont généralement des éléments communs, notamment :
- Informations personnelles élémentaires : incluez toujours des champs pour le nom, l’adresse email et le numéro de téléphone des personnes qui s’inscrivent. Cela vous permettra de les contacter en cas de besoin.
- Informations personnelles complémentaires : vous pouvez ajouter des champs supplémentaires en fonction du contexte, par exemple le nom de l’entreprise, le poste occupé, ou l’adresse postale. Vous recueillerez ainsi des informations plus détaillées sur les personnes qui s’inscrivent.
- Requêtes et besoins particuliers : votre formulaire d’inscription peut aussi vous servir à demander aux personnes qui s’inscrivent leurs préférences en matière d’hébergement, d’accessibilité, de régime alimentaire, etc.
- Conditions générales : incluez une case que les utilisateurs peuvent cocher pour confirmer qu’ils acceptent les conditions générales de votre événement. Expliquez l’usage que vous ferez des informations recueillies. Pensez à indiquer clairement aux personnes qui s’inscrivent qu’elles peuvent refuser le partage de leurs informations, de recevoir des communications marketing, etc.
Création d’un formulaire d’inscription en 7 étapes
Nous allons voir ici les étapes de base pour créer un formulaire en ligne avec SurveyMonkey.
1. Décidez de la longueur de votre formulaire
Commencez par déterminer la longueur optimale de votre formulaire. Limitez-vous toujours à des questions qui sont en rapport direct avec l’objectif de votre sondage. Les formulaires à rallonge ne sont guère appréciés des utilisateurs. Soyez concis et pertinent.
Si vous avez besoin de collecter beaucoup d’informations, donnez aux utilisateurs la possibilité d’enregistrer et de modifier leurs réponses et donc de quitter le formulaire pour y revenir ultérieurement.
2. Définissez clairement vos champs
Évitez le jargon. Rédigez des descriptions simples et précises et limitez chaque champ au recueil d’une information spécifique. Incluez des exemples pour aider les participants à remplir votre formulaire au mieux.
Si vous avez une idée du contenu de votre formulaire mais que vous ne souhaitez pas rédiger vous-même les questions, utilisez notre solution optimisée par l’IA.
Connectez-vous à votre compte SurveyMonkey. Dans le menu d’en-tête, sélectionnez Créer un sondage, puis Créer avec l’IA. Saisissez un prompt : SurveyMonkey générera un formulaire d’inscription que vous pourrez modifier à votre convenance.
Pour vous servir du modèle, sélectionnez Créer un sondage dans le menu d’en-tête, puis Modèles personnalisables. Sélectionnez Formulaires dans le menu déroulant pour accéder à des dizaines de modèles de formulaire en ligne.
Après avoir trouvé le modèle qui vous convient, sélectionnez Utiliser ce modèle pour commencer à créer votre formulaire.
3. Configurez un message de confirmation
Accusez réception du formulaire pour confirmer l’inscription aux utilisateurs et leur indiquer les prochaines étapes. Configurez la page de fin du formulaire pour remercier les utilisateurs ou les rediriger vers l’URL de votre choix. Vous pouvez également configurer l’envoi automatique d’un email de confirmation.
4. Ajoutez une option de paiement (le cas échéant)
Utilisez un formulaire de paiement pour collecter les frais d’inscription directement. Vous éviterez aux participants de devoir quitter la page web pour vous régler. Vous pouvez aussi leur expliquer la manière dont votre entreprise protège leurs données personnelles.
Ajoutez une page de paiement à la fin de votre formulaire d’inscription pour accepter les règlements. L’intégration de SurveyMonkey avec Stripe, une plateforme de paiement, vous permet de recevoir et de gérer les frais d’inscription ou d’adhésion en toute sécurité.
Pour vous connecter à Stripe, connectez-vous à SurveyMonkey et allez à la page Mon compte. Dans la section Comptes associés, sélectionnez Stripe. Si vous avez déjà un compte Stripe, connectez-vous. Sinon, créez un compte gratuitement.
Enfin, faites glisser et déposez Paiement (Stripe) dans le formulaire que vous avez créé avec l’outil de conception.
Remarque : les paiements ne sont acceptés qu’avec certains abonnements SurveyMonkey payants.
5. Vérifiez que votre formulaire est accessible
Tous les participants doivent pouvoir accéder à votre formulaire et le remplir sur leurs appareils mobiles. Pensez aussi aux personnes souffrant de handicaps : choisissez un thème facile à lire, utilisez des couleurs contrastées, libellez correctement tous les champs du formulaire pour les lecteurs d’écran, et ne vous limitez pas au texte alternatif à l’intérieur des champs.
Incluez un texte alternatif pour décrire toutes les images et vidéos, et signalez tous les champs obligatoires par un astérisque.
À lire également : Des formulaires accessibles pour un Internet plus inclusif
6. Intégrez le formulaire
Le fait d’intégrer une question du formulaire directement dans un email peut augmenter votre taux de réponse jusqu’à 22 %. Vous pouvez intégrer un formulaire d’inscription à votre site Web ou à un email au format HTML pour permettre aux utilisateurs de s’inscrire ou de vous contacter plus rapidement.
Voici comment procéder :
Sites Web
Pour intégrer un formulaire à votre site Web, vous devez avoir accès au code source du site et posséder quelques connaissances élémentaires en HTML. Pour intégrer le formulaire en ligne, procédez comme suit :
- Accédez à votre formulaire et sélectionnez Collecter les réponses. Puis sélectionnez Envoyez des sondages comme vous le souhaitez.
- Choisissez Intégrer à un site Web, puis Sondage intégré pour afficher le code d’intégration.
- Pour ajouter ce code d’intégration à votre site Web, choisissez Copier le code.
- Copiez le code à l’endroit où vous souhaitez que le formulaire apparaisse sur votre site Web.
Vous n’aurez à ajouter ce code qu’une seule fois. Toutes les modifications que vous apporterez à votre formulaire seront ensuite automatiquement reflétées dans le formulaire intégré à votre site Web.
Emails
Il n’y a rien de plus simple que d’intégrer un formulaire d’inscription en ligne à un email. Il vous suffit de suivre ces quatre étapes :
- La première question de votre formulaire doit être dans un format pris en charge : choix multiple, Net Promoter Score® (NPS) ou évaluation par étoiles.
- Allez à Collecter les réponses. Sélectionnez Envoyer par email.
- Rédigez le texte de votre message. Vérifiez que l’option « Intégrer la première question » est activée.
- Cliquez sur Suivant, puis activez ou désactivez l’option de collecte des réponses intégrées aux emails. Cette fonctionnalité enregistre instantanément dans vos résultats la première réponse reçue par email pour chaque formulaire. Pour en savoir plus, cliquez ici.
7. Créez votre propre formulaire d’inscription avec SurveyMonkey
Cliquez sur Créer un sondage dans le menu d’en-tête, puis sélectionnez Partir de zéro. Pour ajouter des questions à votre formulaire, sélectionnez Créer et saisissez le texte de vos questions.
Vous pouvez aussi puiser dans notre banque de questions pré-rédigées.
Quelques erreurs courantes à éviter
Quand vous créez des formulaires d’inscription, évitez ces erreurs de débutant :
- Ne demandez pas trop d’informations : un formulaire d’inscription en ligne doit être concis. Ne recueillez que les informations essentielles. Sinon, les utilisateurs risquent de trouver le processus trop lent et fastidieux : ils abandonneront le formulaire en cours de route.
- Ne négligez pas la mise en page : votre mise en page doit être logique. Commencez par les détails élémentaires, comme le nom, l’email et le numéro de téléphone, puis passez aux informations plus spécifiques.
- Donnez des instructions claires : servez-vous de l’introduction du formulaire pour inclure des instructions claires sur la manière de le remplir, sans oublier de préciser quels champs sont obligatoires.
- Pensez aux appareils mobiles : optimisez votre formulaire d’inscription pour les appareils mobiles. De nos jours, de nombreux utilisateurs consultent leurs emails ou Internet sur leur smartphone, Vous devez donc adapter votre formulaire à ces appareils.
En suivant ces quelques conseils et astuces, vous offrirez une expérience fluide aux personnes souhaitant remplir votre formulaire d’inscription.
À lire également : 8 conseils pour des formulaires en ligne réussis
Exemples et modèle de formulaire d’inscription
Pour vous lancer, voici quelques exemples de formulaires d’inscription conçus par nos experts.
Si vous accueillez un nouveau membre au sein de votre paroisse, vous aurez envie de faire sa connaissance. Un formulaire d’inscription vous permettra notamment de savoir si cette personne :
- a des compétences qu’elle souhaite partager
- est baptisée, et si oui, quand a été célébré le baptême
- a déjà été membre d’une église
Un formulaire d’inscription à une conférence vous permet de recueillir facilement les coordonnées et les préférences des participants, et de leur demander à quels ateliers ils souhaiteraient assister. Ce type de formulaire en ligne est idéal pour organiser un séminaire, un atelier ou tout autre événement professionnel.
Vous pouvez collecter les frais d’inscription à votre événement directement dans le formulaire en y ajoutant une page de paiement.
Simplifiez la planification de vos événements en envoyant des formulaires en ligne pour recueillir des inscriptions. Demandez aux participants :
- leurs coordonnées (nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone)
- le nom de leur entreprise ou de leur structure
- leurs préférences et/ou restrictions alimentaires
Si vous recueillez les informations des adhérents à une salle de sport, profitez-en pour assurer le suivi de leur abonnement et des échéanciers de paiement. Un formulaire d’inscription vous sera alors très utile.
- Demandez aux personnes qui s’inscrivent si elles sont intéressées par un essai, ou si elles en ont déjà bénéficié.
- Indiquez vos différentes formules d’abonnement, accompagnées d’un tarif et d’une description.
- Recueillez les coordonnées des adhérents potentiels (notamment l’adresse email et le numéro de téléphone) pour effectuer un suivi.
Demandez à vos patients de s’inscrire en ligne pour simplifier la gestion de leurs dossiers médicaux. Un formulaire d’inscription vous permet de :
- Numéro de sécurité sociale, contact à prévenir en cas d’urgence
- Antécédents médicaux, traitement en cours, coordonnées du généraliste, pharmacie habituelle
- Confidentialité des données médicales des patients : pour être sûr que vos formulaires d’inscription sont conformes à la loi HIPAA, souscrivez un abonnement SurveyMonkey Entreprise.
Si vous organisez un séminaire, utilisez un formulaire d’inscription en ligne pour recueillir des informations auprès des participants :
- Demandez aux participants d’envoyer leurs questions à l’avance
- Précisez la date et l’heure du séminaire, ainsi que toute autre information utile
- S’il y a plusieurs sessions, demandez aux participants à laquelle ils préfèrent participer
Un formulaire d’inscription à un événement virtuel recueille les coordonnées des participants, qui obtiennent ainsi un lien vers un webinaire ou une conférence en ligne, ou reçoivent un email contenant les informations d’accès à l’événement.
Un formulaire d’inscription à un atelier peut vous aider à organiser des stages de développement professionnel, des ateliers créatifs ou d’autres d’événements de ce type. Vous recueillerez facilement les informations dont vous avez besoin, et vous connaîtrez le nombre de participants en amont.
Un formulaire d’inscription à un salon de l’emploi aide les organisateurs à recueillir les informations des personnes intéressées. Notre modèle permet de gérer les inscriptions de manière très efficace.
Avec notre formulaire dédié, les établissements scolaires peuvent simplifier le processus d’inscription. Où qu’ils se trouvent, les élèves ou leurs parents peuvent facilement remplir ce formulaire. Selon la situation, vous pourrez recueillir des informations sur vos élèves, comme leur date de naissance, le numéro de leur carte d’étudiant, leur classe ou les coordonnées des parents.
Facilitez l’inscription à votre club de sport grâce à ce modèle de formulaire en ligne. Recueillez des informations sur les athlètes, comme leur âge, le nombre d’années de pratique, leur(s) poste(s) ou d’éventuels problèmes de santé. Vous pouvez personnaliser ce formulaire en y ajoutant le logo et les couleurs de votre club ou de votre équipe.
Découvrez ici l’intégralité de nos modèles de formulaire en ligne.
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