Les formulaires de consentement en ligne

Les formulaires de consentement en ligne peuvent considérablement accélérer la collecte des signatures ou des paraphes des personnes concernées, que ce soit pour participer à une activité, ou accepter un accord ou un contrat. Certains formulaires de consentement nécessitent des informations sensibles que la plupart des professionnels sont réticents à communiquer par voie électronique. 

Pourtant, avec la bonne plateforme, tout le monde peut avoir l’esprit tranquille : les données sont sécurisées. Nos formulaires en ligne vous permettent de recueillir le consentement des participants en toute simplicité, puis de centraliser ces informations.

Un formulaire de consentement protège les entreprises des risques liés aux interactions avec des tiers. Cela vous donne le droit d’engager des actions en justice, conformément aux conditions de l’accord signé. Ces formulaires permettent de générer un document centralisé pour toutes les parties. Leur utilisation est donc vivement recommandée. 

Contrairement aux versions papier, les formulaires de consentement en ligne sont simples à gérer et vous permettent de facilement réutiliser les données quand vous en avez besoin.

Les formulaires de consentement en ligne se distinguent par leur facilité d’utilisation. En récupérant l’un de ces formulaires, vous pouvez rapidement vérifier le respect des conditions de l’accord signé. Vous pouvez aussi mieux vous organiser. En créant un modèle de formulaire de consentement en ligne, vous pourrez planifier vos événements futurs plus efficacement. 

Voici quelques avantages des formulaires de consentement en ligne :

Intégrer vos formulaires de consentement vous permet d’obtenir des réponses en temps réel, que vous pouvez ensuite partager avec les utilisateurs autorisés. Le résultat ? Des processus simplifiés et une productivité accrue. Vous pouvez facilement stocker et récupérer des données, ou même créer un modèle et connecter vos données à d’autres systèmes logiciels pour gagner encore en efficacité. Les intégrations réduisent aussi le risque d’erreurs. 

Voici quelques exemples des avantages des intégrations :

Les formulaires de consentement en ligne sont utiles pour quasiment toutes les entreprises, en particulier dans certaines situations, comme pour respecter la distanciation sociale, ou accélérer le processus d’onboarding. En effet, chacun peut signer ce formulaire de chez lui, depuis un ordinateur ou un appareil mobile. Les formulaires de consentement peuvent aussi servir à établir un code de conduite dans une entreprise de services esthétiques par exemple, ou à régir certaines modalités dans le secteur des médias. 

Que vous engagiez un nouvel employé ou montiez une entreprise, vous pouvez tout à fait présenter les règles de conduite de base dans un formulaire de consentement. Au fil de la croissance de votre entreprise, les formulaires en ligne vous permettent de facilement distribuer des informations importantes. Ils peuvent aussi servir de cadre de référence pour des mises à jour dans le code de conduite, par exemple. Le logiciel de gestion de l’expérience de SurveyMonkey vous aide à suivre les parties concernées qui ont signé et paraphé votre accord, y compris les avenants. 

Un formulaire de consentement en ligne peut servir à consigner l’acceptation de règles ou d’un changement de politique interne. Le format électronique vous permet de facilement le présenter à toutes les parties concernées et d’enregistrer les accords ou les refus.

Dans le secteur médical ou esthétique, les formulaires de consentement en ligne sont particulièrement utiles pour des procédures comme des interventions chirurgicales, des injections de botox ou des tatouages. Ils sont aussi utiles pour d’autres services, par exemple l’épilation laser ou à la cire, le modelage corporel, etc. Pour créer un formulaire de consentement, servez-vous des modèles SurveyMonkey. 

Un formulaire de consentement en ligne protège à la fois le client et l’entreprise. Il vous suffit de l’envoyer à vos clients par email, ou de l’intégrer à votre site Web. Ils peuvent par exemple le remplir depuis une page de réservation pour vos services. Ainsi, les clients peuvent s’enregistrer en amont, ce qui leur fait gagner du temps le jour de leur rendez-vous et permet à une entreprise d’accepter plus de clients.

Dans le secteur des divertissements, un projet peut impliquer de nombreux artistes différents. Sans formulaire de consentement, il est souvent difficile de savoir qui a créé quoi et de déterminer la rémunération de chacun. Avec un formulaire de consentement, les réalisateurs et les producteurs acquièrent les droits et l’autorisation d’un artiste, qui à son tour bénéficie d’une protection légale. C’est aussi le cas pour un photographe ou un réalisateur travaillant sur une publicité pour une campagne marketing, par exemple.

Avant tout, vous devez déterminer le type d’accord dont vous avez besoin, puis le rédiger de manière précise. Les deux parties doivent bien comprendre à quoi elles consentent. Vous devez aussi expliquer clairement comment vous utiliserez toutes les informations sensibles fournies dans le formulaire. 

Quand vous créez un formulaire de consentement, il est primordial que les deux parties concernées comprennent bien à quoi elles s’engagent. En général, chaque partie en sort gagnante, mais cela implique parfois un compromis. Toutes les conditions doivent être énoncées clairement dans l’accord.

Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger un formulaire de consentement : 

Décrivez l’activité concernée par le consentement le plus précisément possible. Sans cela, il n’y a pas de consentement éclairé. Il est également judicieux d’énoncer tous les risques. Ainsi, toutes les parties comprennent parfaitement ce à quoi elles s’engagent. Même si vous avez l’impression d’inclure trop de détails, vous ne pouvez jamais être trop spécifique. En effet, un formulaire de consentement sert à établir des règles précises et ainsi à protéger toutes les parties. 

Un formulaire de consentement doit être aussi clair qu’il est détaillé. Toutes les parties doivent le comprendre facilement. Évitez le jargon et privilégiez un langage simple. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur cosmétique, et que vous créez un formulaire de consentement pour vos clients, évitez la terminologie professionnelle que vous utiliseriez avec vos collègues. Par contre, si le formulaire de consentement est destiné à un accord professionnel avec un collègue, cette terminologie y a probablement toute sa place. 

Cette clarté a aussi son importance pour le droit à l’image ou la diffusion d’une photo : l’accord s’applique alors à une utilisation numérique.

Quand vous envoyez un formulaire de consentement en ligne, pensez à rassurer toutes les parties en leur expliquant les mesures de protection des données appliquées par votre logiciel de gestion de l’expérience. Vous pouvez le faire au début de votre formulaire, ou inclure un lien qui dirige l’utilisateur vers votre avis de confidentialité. L’important étant d’expliquer clairement la manière dont vous utiliserez et protégerez les informations personnelles, afin que les parties concernées n’hésitent pas à s’engager.

Conseil : lisez notre article pour apprendre à protéger les données recueillies dans les formulaires de consentement en ligne ou les sondages en général. 

Pour gagner du temps, pensez à vous appuyer sur un modèle de formulaire de consentement déjà existant. N’hésitez pas à utiliser les modèles de sondage et de formulaire gratuits de SurveyMonkey. Nos modèles incluent une terminologie spécifique à divers secteurs d’activité. Vous pouvez les modifier et les adapter en utilisant les termes qui reflètent la voix de votre entreprise et en y incluant son logo et ses couleurs. 

SurveyMonkey propose des modèles permettant de créer des formulaires de consentement en ligne pour de nombreux domaines : médias et divertissements, services médicaux ou esthétiques, tatouage ou diffusion de photos, pour ne citer que quelques exemples. Choisissez simplement un abonnement SurveyMonkey adapté à votre budget.