Début 2020, l'épidémie de COVID-19 a désorganisé nombre d'entreprises du secteur manufacturier, venant bouleverser des rouages de production soigneusement huilés. Alors que les fabricants de produits essentiels se préparaient à rouvrir leurs sites, assurer efficacement le suivi sanitaire de chaque employé est rapidement devenu un défi logistique colossal. Pour des entreprises comme Carlex Glass, filiale de la société japonaise Central Glass, la mise en place d'un nouveau processus apparaissait au mieux préjudiciable pour la rentabilité et la productivité, au pire, quasiment impossible. Carlex fabrique des produits en verre pour les principaux acteurs du secteur automobile ainsi que pour des fournisseurs de pièces détachées. Avec 6 grandes usines en activité, l'entreprise devait suivre 1 800 employés par jour.
En avril 2020, alors que Bill Walker, Directeur informatique chez Carlex Glass, et ses homologues dirigeants « planchaient » sur ce défi, une idée lui a soudain traversé l'esprit.
« Le PDG venait d'annoncer que la situation allait être compliquée car on allait se retrouver avec 600 personnes en train de faire la queue pour se faire contrôler avant d'aller travailler ; j'ai alors lancé l'idée que nous pourrions effectuer ce contrôle à l'aide d'un système de sondage automatisé » explique-t-il.
Assurer le suivi sanitaire quotidien de milliers d'employés répartis sur plusieurs sites
Interroger des centaines d'employés tous les matins sur leurs symptômes et leur ressenti quant à l'exposition aux risques aurait été fastidieux et chronophage pour les nombreux agents chargés de ces contrôles en personne. Par ailleurs, ce type de contrôle n'était pas du tout adapté pour une entreprise d'un secteur essentiel qui devait retrouver son rythme de production et livrer ses clients dans les meilleurs délais.
Si un employé répondait par l'affirmative à une question sur les symptômes, il aurait été inutile, pour lui comme pour l'équipe RH, qu'il attende à la porte en essayant de s'informer sur les étapes suivantes, sans parler du risque d'exposer les autres employés arrivant au travail. S'ajoutait à cela l'augmentation des coûts induits par les heures supplémentaires des employés qui patienteraient à la porte, et les heures supplémentaires potentielles d'autres employés sollicités pour des interventions non prévues, etc.
Autre défi à relever pour Carlex, l'absence, au sein de l'entreprise, d'un mode de communication global et homogène car de nombreux employés ne disposaient pas d'adresses email Carlex. Or il était indispensable de pouvoir les informer à l'avance du processus qui allait être mis en place.
En tant qu'ancien utilisateur de SurveyMonkey, Bill Walker avait une idée précise de la marche à suivre pour concevoir un système adapté à Carlex et a suggéré SurveyMonkey Entreprise à l'équipe de direction.
Maintenir l'activité tout en informant les employés
Carlex a commencé par communiquer sur les mesures anti-COVID adoptées et les plans de réouverture des usines. Un kit d'information a ainsi été envoyé à tous les employés via SurveyMonkey qui a servi d'outil de communication.
« Ce kit avait pour but d'informer tout le monde sur ce qui allait se passer. Il contenait des informations sur les opérations d'exploitation, des communiqués du service RH, des mesures d'atténuation des risques et une lettre du Président » explique le Directeur informatique. Dans le même temps, un sondage de « Mise à jour des informations sur les équipes » a également été envoyé pour notamment recueillir les coordonnées des employés et préparer la phase suivante du projet.
Ensuite, un sondage « Retour en présentiel » contenant quatre questions basées sur les directives du CDC (instance officielle américaine chargée du contrôle et de la prévention des maladies) a été envoyé. Au bout de quelques semaines, il a été ramené à trois questions pour encore plus d'efficacité. Si un employé répondait « Oui » à l'une des questions sur les symptômes, on lui demandait de rester chez lui. Les responsables et le service RH recevaient alors un rapport récapitulant le nom des employés concernés pour pouvoir les contacter et les informer de la marche à suivre. Au bout d'un an, les questionnaires sanitaires quotidiens sont devenus hebdomadaires. Les équipes clés de Carlex, notamment le Comité de surveillance de la pandémie, recevaient tous les matins à 7 heures via SurveyMonkey des rapports leur indiquant quels employés devaient être contactés. Carlex a également placé quelques kiosques sur site pour permettre aux employés de répondre au sondage s'ils n'avaient pas pu le faire préalablement.
Des sites protégés et un ROI significatif
« La première vague de sondages (mise à jour des coordonnées et questionnaires sanitaires notamment) a obtenu un taux de réponse de 70 % avec plus de 17 000 réponses recueillies à ce jour », précise Bill Walker. Ce taux de participation élevé a permis à l'entreprise de retrouver rapidement ses pleines capacités de production et de maintenir des procédures de sécurité sanitaire les mois suivants.
Ces efforts ont par ailleurs amélioré la communication interne en renforçant les échanges par emails et la diffusion d'informations. Selon Bill Walker, il n'aurait pas été possible d'atteindre ce niveau de communication avec des contrôles sanitaires en personne, sans parler du gain de temps et des économies considérables réalisées.
« Le processus que nous envisagions à l'origine nous aurait pris 1h30 chaque matin, tandis que les sondages quotidiens prennent 30 secondes par personne. Nous avons ainsi économisé au moins 9 000 $ par jour rien qu'en heures supplémentaires ».
Bill Walker ajoute que Carlex cherche désormais d'autres façons d'exploiter SurveyMonkey.
« SurveyMonkey nous a permis de mettre en œuvre un retour en présentiel plus efficace et a amélioré la communication au sein des équipes. Le retour sur investissement a été phénoménal ».
Améliorez la communication avec vos équipes et collectez efficacement des informations stratégiques grâce à une plateforme de sondage éprouvée. En savoir plus sur SurveyMonkey Entreprise.
