Des études approfondies ont toutefois démontré que nous sommes clairement peu productifs. Une étude de l'institut Gallup a mis en évidence que seuls 33 % des employés sont impliqués dans leur travail, et bien que 64 % des employés refusent d'admettre que le multitâche nuit à leur efficacité, il a été démontré que cela fait baisser la productivité de 40 %.
Du coup, lorsque les employés pensent qu'ils sont productifs (alors qu'ils ne le sont pas), ils finissent par échouer dans les tâches qui leur sont dévolues. Que peuvent-ils donc faire pour améliorer leur efficacité ?
Nous avons interrogé 485 employés via SurveyMonkey Audience pour connaître les facteurs qui favorisent ou nuisent à leur productivité. Voici les enseignements que nous en avons tirés :
Que voulez-vous savoir ?
Utilisez SurveyMonkey Audience pour tester des idées auprès de votre marché cible.
Adoptez les bons réflexes
Les employés font parfois tout et n'importe quoi dans l'espoir d'améliorer leur productivité... sans pour autant obtenir les résultats escomptés. Par exemple, près d'un tiers (32 %) grignotent pendant la journée, mais moins de 3% déclarent que c'est ce qui booste le plus leur productivité.
Au lieu de vous rabattre sur de mauvaises habitudes, adoptez des réflexes qui ont fait leurs preuves en matière d'efficacité. En voici quelques-uns pour commencer :
- Faites des listes de tâches. Plébiscitées par plus de 20 % des employés comme éléments moteur de leur productivité, ces listes permettent de n'oublier aucune tâche, tout en les hiérarchisant. Elles vous seront probablement utiles.
- Écoutez de la musique. La musique classique vous détend ? L'électro vous aide à vous concentrer ? Bien que moins de la moitié des employés (45%) écoutent de la musique en travaillant, il a été démontré que cela réduit le niveau d'anxiété et de stress.
- Allez vous coucher plus tôt. Être « frais et dispos » est une condition essentielle pour être productif. De combien d'heures de sommeil avez-vous besoin ? Pour la plupart d'entre nous, 7 heures de sommeil minimum sont nécessaires pour être productifs dans la journée, mais d'après l'une de nos précédentes études, plus de la moitié des personnes interrogées n'atteignent pas ce quota.
Identifiez les sources de distraction et réduisez au minimum leur impact
Certaines distractions semblent être générationnelles : pour les plus jeunes, ce sont les réseaux sociaux, tandis que leurs aînés (45-60 ans) se laissent plus facilement distraire par les outils de communication sur le lieu de travail.
D'autres sont plus générales. Voici trois sources de distraction courantes et multigénérationnelles, et quelques idées pour vous y soustraire :
- Les collègues bavards qui vous empêchent de travailler (source de distraction pour 45 % des employés). Cela n'a rien de surprenant depuis la généralisation des bureaux en « open space » (adoptés par près de 70 % des entreprises américaines) qui ont considérablement facilité les interactions entre collègues.
S'il n'est pas question de se montrer impoli ou distant, vous devez toutefois être en mesure de travailler. Voici quelques idées pour contrer les effets de vos bruyants voisins :
- Trouvez un coin tranquille dans votre bureau. Pourquoi croyez-vous que plus de la moitié des employés très performants recherchent ardemment un endroit pour s'isoler ? Cela améliore la concentration et par là-même, la productivité.
- Portez des écouteurs. Outre le fait qu'ils atténuent le bruit ambiant, ils indiquent poliment à vos collègues que vous êtes occupé.
- Traitez les conversations non professionnelles comme des « respirations mentales ». Faire des pauses fréquentes améliore votre niveau de concentration.
2. Les réunions inutiles. Près des trois-quarts (71 %) des cadres supérieurs reconnaissent que les réunions sont souvent improductives, et 65 % vont jusqu'à déclarer qu'elles entravent l'exécution du travail.
Même si les réunions sont inévitables car elles font partie intégrante du mode de travail, il est possible de limiter leur durée et d'éliminer celles peu utiles. Voici quelques idées :
- Demandez à l'organisateur de fixer à l'avance l'ordre du jour de la réunion. Cela permettra à tous les participants de rester concentrés pendant le temps imparti. Un ordre du jour clairement défini permet en outre aux collaborateurs de savoir si leur présence à la réunion est nécessaire ou non.
- Désignez pour chaque réunion une personne chargée de gérer le temps (en veillant à ce que la réunion commence et se termine à l'heure).
- Envoyez un sondage post-réunion (pour les réunions longues ou récurrentes) ; les commentaires aideront peut-être l'organisateur à la raccourcir pour la prochaine fois.
3. Des objectifs professionnels mal définis. Seuls 50 % environ des employés savent ce que l'on attend vraiment d'eux.
Si votre supérieur hiérarchique est probablement largement responsable de cette situation, vous pouvez agir, à votre niveau, pour lever certaines ambiguïtés :
- Lors d'entretiens en tête à tête avec votre responsable direct, posez des questions du genre « Mon travail répond-il aux objectifs de l'entreprise ? » ou « Comment puis-je améliorer la collaboration avec les membres de mon équipe ? » Cela peut vous aider à hiérarchiser les tâches et à améliorer la collaboration.
- Proposez une approche pour une tâche spécifique et demandez son avis à votre responsable. Vous serez certainement mieux guidé.
- Si vous n'êtes pas très à l'aise pour parler directement à votre responsable, faites part de vos commentaires anonymement, via un sondage auprès des employés. Évoquez auprès de votre service RH l'utilisation de sondages pour améliorer les attentes et les performances des employés.
Pas facile d'être productif face à toutes ces sources de distraction ! La bonne nouvelle, c'est que l'on peut tout à fait les maîtriser. Le tout est de les identifier et d'adopter les bons réflexes pour limiter leur impact.
Maintenant que vous savez comment améliorer votre concentration, au travail !
