Avis de confidentialité pour les données des Candidats de SurveyMonkey Global

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Avis de confidentialité pour les données des Candidats de SurveyMonkey Global

DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 27 novembre 2018

DERNIÈRE MISE À JOUR : 15 juillet 2024

Cet Avis de confidentialité pour les données des Candidats de SurveyMonkey Global (« Avis ») est fourni en vue de vous informer des Données personnelles que SurveyMonkey¹ (« nous, notre, nos ») est susceptible de détenir à votre sujet et de l’utilisation que nous en faisons.

SurveyMonkey respecte l’importance fondamentale de la confidentialité, de la sécurité et de la protection des données.En tant qu’entreprise mondiale qui privilégie ces principes, nous nous engageons à traiter vos informations personnelles de manière responsable, transparente et conformément à toutes les lois en vigueur en matière de protection des données.

Vous trouverez ci-dessous des précisions sur notre utilisation de vos Données personnelles. Nous pouvons vous fournir plus d’informations lorsque nous collectons vos informations personnelles si nous pensons que cela pourrait être pertinent et approprié.

Champ d’application

Le présent Avis s’applique dans votre cas car vous envisagez de postuler ou avez postulé à un emploi au sein de notre entreprise, ou parce que notre équipe de recrutement a obtenu vos données et souhaite examiner vos qualifications. Il s’applique à toutes les Données personnelles collectées, administrées, transmises, stockées, conservées ou autrement utilisées (c’est-à-dire traitées) par nos soins.

Il s’applique également aux tiers dont vous nous communiquez des informations (par exemple des références professionnelles) et vous devez partager cet Avis avec ces personnes.Le présent Avis ne concerne pas notre traitement des données collectées à votre sujet lorsque vous visitez notre site Web ou utilisez nos services.Lorsque vous interagissez avec nous en tant que visiteur de notre site Web ou utilisateur de nos services, l’Avis de confidentialité SurveyMonkey s’applique.

Le présent Avis ne fait pas partie d’une offre ou d’un contrat de travail, et ne crée aucun lien contractuel entre nous et vous.

Que sont les Données personnelles ?

Les « Données personnelles » désignent toutes les données relatives à une personne physique qui peut être identifiée directement à partir de ces données ou indirectement si elles sont combinées à d’autres informations. Nous pouvons détenir certaines ou toutes les catégories de Données personnelles énoncées ci-dessous à votre sujet. Nous recueillons ces informations directement auprès de vous ou (le cas échéant) auprès d’une autre personne ou entité, telle qu’une agence de placement ou un cabinet de conseil, un fournisseur de vérification des antécédents ou d’autres sources de référence (conformément aux lois et réglementations nationales locales).

Informations personnelles : identifiants (tels que le nom, l’adresse postale, l’identifiant en ligne et l’adresse email)
Classifications protégées : telles que la nationalité
Informations professionnelles ou liées à l’emploi : y compris curriculum vitæ, lettre de motivation et/ou formulaire de candidature, antécédents professionnels, références d’anciens employeurs, dossiers de sélection et de vérification, détails de la formation, relevés professionnels, certifications professionnelles, compétences spéciales, compétences linguistiques, adhésions à des comités ou à d’autres organismes
Enregistrements audio : tels que des enregistrements d’entretiens/notes d’entretiens
Accès aux locaux et à l’équipement informatique : y compris les informations nécessaires pour accéder aux bureaux et les informations sur votre connexion à nos réseaux lors de votre présence sur nos sites
Correspondance générale/réunions : relatives au processus de recrutement
Informations d’ordre financier : paie et finances, y compris le paiement de toutes les dépenses applicables convenues associées au processus de recrutement, par exemple les frais de déplacement (le cas échéant)
Invalidité : tout aménagement ou ajustement nécessaire pour l’entretien ou la candidature en relation avec une invalidité.
Autres informations permettant de vous identifier directement ou indirectement : telles que le statut du visa, le genre, la date de naissance et les informations publiques, telles que les informations accessibles au public dans les profils de réseaux sociaux
Informations personnelles sensibles : y compris les informations relatives au permis de conduire et à la race (candidats américains uniquement)

Finalité et bases pour le traitement

Nous pouvons détenir, traiter et divulguer les Données personnelles que vous avez fournies aux fins suivantes :

Données personnelles	Source	Finalité	Base
Coordonnées (y compris nom, adresse, numéro de téléphone, email, etc.) Qualifications (par exemple, CV, informations sur la formation, expérience professionnelle, informations relatives aux compétences, publications ou conférences, relevés professionnels, adhésions à des organisations ou comités, etc.) Informations sur la candidature Informations d’identification (par exemple, passeport, date de naissance, statut du visa) Toute autre donnée que vous nous envoyez	Vous Des sources accessibles au public, telles que des sites Web où vous avez divulgué publiquement ces informations Des tiers tels que des références, des sociétés de sourcing ou des agences de vérification des antécédents	Vous fournir un accès aux bâtiments et aux systèmes informatiques Recrutement/Embauche, y compris le traitement, le suivi et l’évaluation de votre candidature Paie et finances, y compris le paiement de toutes les dépenses convenues applicables associées au processus de recrutement, par exemple, les frais de déplacement (le cas échéant) Processus d’embauche pour une offre d’emploi spécifique, ainsi que pour des postes vacants que nous pourrions avoir à l’avenir, sous réserve de votre autorisation Analyse interne des informations sur les candidats pour comprendre les personnes postulant chez nous, pour améliorer notre processus de recrutement, pour produite des rapports sur l’éthique et la conformité et pour gérer notre sécurité et celle de nos employés Utilisation occasionnelle des informations sur les candidats à des fins juridiques, par exemple dans le cadre de toute contestation de nos décisions d’embauche	Ce traitement de vos données est nécessaire dans notre intérêt commercial légitime pour traiter les candidatures et demandes d’emploi soumises par vous ou en votre nom, et nous aider à déterminer si nous voulons vous engager.
Données concernant le genre, la race, l’orientation sexuelle, la situation de famille, etc.	Auprès de vous	Suivi et promotion de l’égalité des chances, y compris l’examen de la répartition du recrutement par genre Rapports sur l’éthique et la conformité	Ce traitement de vos données est nécessaire dans notre intérêt commercial légitime pour la gestion de notre entreprise, y compris à des fins juridiques, de personnel, administratives et de gestion, ainsi que pour la prévention et la détection de la criminalité, dans la mesure où votre intérêt ne prime pas sur le nôtre.
Données recueillies dans le cadre des entretiens et des entretiens de vérification téléphoniques (y compris les renseignements sur le processus de candidature et les résultats de la vérification des antécédents, le cas échéant)	Vous Les sources accessibles au public, telles que les sites Web où vous avez divulgué publiquement ces informations Les tiers tels que les références ou les agences de vérification des antécédents	Recrutement/Embauche Gestion de la santé et de la sécurité dans nos locaux Exercice de notre droit de nous défendre, de répondre ou de mener des procédures judiciaires Contact des références avec votre autorisation Réalisation de vérifications légitimes des antécédents	Ce traitement de vos données est nécessaire afin que nous puissions nous conformer à toute obligation légale ou réglementaire.
Recrutement, vérification d’identité et informations générales vous concernant	Sources accessibles au public, telles que les sites Web où vous avez divulgué publiquement ces informations Tiers tels que des références, des recruteurs, des sociétés d’études de marché, des prestataires de vérification d’identité ou des agences de vérification des antécédents	Pour vérifier votre identité et votre admissibilité à un emploi	Ce traitement de vos données est nécessaire dans notre intérêt commercial légitime pour nous aider à déterminer si nous souhaitons vous recruter et vous considérer pour d’autres possibilités d’emploi chez SurveyMonkey.

Nous pouvons détenir et traiter des Données personnelles provenant d’autres sources tierces aux fins suivantes :

Finalité	Base
Informations pouvant être obtenues auprès de sources telles que des recruteurs, des sociétés d’études de marché, des prestataires de vérification d’identité et des informations que vous avez publiées via des sites Web accessibles au public Vérification des antécédents concernant les organismes professionnels, etc. (lorsque la loi le permet)	Ce traitement de vos données est nécessaire dans notre intérêt commercial légitime pour nous aider à déterminer si nous souhaitons vous recruter et vous considérer pour d’autres possibilités d’emploi chez SurveyMonkey.
Données collectées au moyen de cookies et d’autres technologies de suivi lorsque vous interagissez avec notre site Web.	Veuillez consulter notre Avis de confidentialité relatif au site Web.

Veuillez noter que vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données personnelles lorsque ce traitement est effectué dans notre intérêt légitime. Nous pouvons être amenés à agréger/pseudonymiser vos Données personnelles pour analyser et améliorer nos processus de recrutement et veiller à ce que nous atteignions nos objectifs en matière de diversité et d'inclusion.

Catégories de Données personnelles

Certaines catégories de vos Données personnelles sont considérées comme « spéciales » ou « sensibles », y compris les informations relatives aux domaines suivants :

Données sur la santé physique ou mentale — telles que des informations sur votre état de santé physique ou mentale ; par exemple, nous utiliserons les informations liées à l’invalidité pour déterminer si nous devons prévoir des ajustements appropriés au cours du processus de recrutement.
Numéro de permis de conduire (par exemple, si nécessaire pour une vérification des antécédents)
Autres catégories de Données personnelles spéciales — telles que l’origine raciale ou ethnique, les croyances religieuses ou similaires, l’appartenance à un syndicat, une infraction commise ou présumée et toute procédure pour toute infraction commise ou présumée, le jugement de cette procédure ou la condamnation d’un tribunal dans le cadre de cette procédure.

Nous ne traitons ces données qu’en cas de nécessité et pour faire respecter les droits spécifiques de SurveyMonkey ou d’un employé potentiel, en vertu du droit du travail ou pour évaluer votre capacité à travailler.Ces informations peuvent être utilisées pour nous aider à contrôler le respect de la législation en matière d’égalité des chances, ainsi que les aménagements ou ajustements nécessaire pour l’entretien ou la candidature et en relation avec une invalidité.Cela ne sera pas nécessaire pour plupart des candidatures, mais dans le cas contraire, nous traiterons ces données avec les plus grandes précautions.SurveyMonkey n’utilise ni ne divulgue d’informations personnelles sensibles à des fins autres que celles pour lesquelles vous ne pouvez pas le refuser en vertu de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) de 2018.

Nous traiterons les données relatives à vos condamnations pénales ou à votre implication dans des procédures pénales uniquement si la loi l’autorise ou si vous nous les fournissez volontairement.

Consentement

En principe, nous ne nous appuyons pas sur votre consentement pour l’utilisation des données.Nous pouvons toutefois, de temps à autre, vous demander votre consentement pour (i) utiliser vos Données personnelles à des fins spécifiques (y compris pour envisager votre candidature dans le cadre de futures opportunités d’emploi au sein de SurveyMonkey ou pour vous inviter à des événements de recrutement) ; et/ou (ii) traiter vos Données personnelles (y compris des données « spéciales » ou « sensibles ») pour protéger vos intérêts vitaux ou les intérêts d’autrui.Dans ce cas, nous vous fournirons tous les détails des données que nous souhaitons collecter, la raison pour laquelle nous en avons besoin et nous vous préciserons que vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment et vous expliquerons comment le faire.Si vous retirez votre consentement, nous ne traiterons plus votre candidature et, sous réserve de notre politique de conservation des données, nous supprimerons vos Données personnelles de manière sécurisée.

Lorsque vous ne nous fournissez pas vos Données personnelles

Si vous ne nous fournissez pas certaines Données personnelles, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre candidature ou d’évaluer votre aptitude à un poste particulier, de nous conformer à nos obligations légales ou de gérer notre entreprise.

Sécurité et stockage des Données personnelles

Nous stockons en toute sécurité vos Données personnelles dans une base de données centralisée et dans certains outils de prestataires tiers de confiance, avec un accès contrôlé à ces emplacements. L’accès aux Données personnelles (y compris les données spéciales) sous forme électronique et papier est limité aux membres du service des ressources humaines et aux employés qui ont une raison légitime et justifiable de consulter ces données.

Destinataires de vos Données personnelles

Nous pouvons divulguer vos Données personnelles à une Société du Groupe², y compris, sans s’y limiter, pour les raisons suivantes : exécuter des processus mondiaux, effectuer des rapports à l’échelle du Groupe ou prendre des décisions en matière d’embauche ou de promotion. Il est possible que nous devions ponctuellement divulguer des Données personnelles à des tiers ou à des représentants, y compris et sans limitation :

des prestataires pour aider à l’administration, au traitement et à la gestion de certaines activités relatives aux employés potentiels ;
des personnes ou les entreprises employées par SurveyMonkey pour effectuer des services, des fonctions ou des travaux de conseil spécifiques, y compris les agences de référencement externes et d’autres institutions financières ;
des proches ou des représentants légaux de futurs employés ;

des organismes de réglementation ou autres à qui nous sommes légalement obligés ou tenus de divulguer des informations, y compris la Commission des relations de travail, les ministères ou organismes gouvernementaux concernés, les tribunaux et les personnes nommées par les tribunaux ;
des médecins ou des juristes ;
d’autres membres du personnel de SurveyMonkey (y compris le personnel des sociétés affiliées et des filiales) prenant part au processus de recrutement et d’embauche ;
gestion des litiges : pour demander des conseils juridiques à nos avocats externes ou dans le cadre d’un litige avec un tiers ;
des médecins à votre demande, par exemple concernant tout ajustement effectué en relation avec une invalidité ; et

des acheteurs ou soumissionnaires potentiels ou actuels de SurveyMonkey.

Dans la mesure permise par la loi, nous vous informerons à l’avance si nous avons l’intention de traiter ou de divulguer vos Données personnelles à une fin ou à une partie autre que celles énoncées ci-dessus. Nous prenons toutes les mesures raisonnables, comme l’exige la loi, pour assurer la sécurité, la confidentialité et l’intégrité de ces données et informations et, le cas échéant, conclure des contrats avec ces tiers à cet effet.

Transfert de Données personnelles en dehors de l’EEE

Les Données personnelles que nous collectons auprès de vous peuvent être transférées et stockées, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Espace économique européen (« EEE »), aux fins décrites ci-dessus, y compris par le personnel qui travaille pour nous ou pour l’un de nos prestataires tiers qui agissent en notre nom. Dans ce cas, nous fournirons des garanties appropriées pour protéger la confidentialité et l’intégrité de vos Données personnelles.

Conservation des données

Les données seront stockées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et utilisées, sauf si une période plus longue est nécessaire dans le cadre de nos obligations légales ou en relation avec une/des procédure(s) juridique(s).

En ce qui concerne les candidats européens, nous conservons vos données pendant une période d'un an à compter de la fin de la procédure de candidature, sauf si vous acceptez que nous les conservions plus longtemps pour une future candidature. Nous conserverons également vos données plus longtemps si nous sommes légalement ou contractuellement tenus de le faire (par ex. si vous êtes employé(e) par SurveyMonkey).

En ce qui concerne les candidats non européens, nous conservons vos données pendant une période de 5 ans à compter de la fin de la procédure de candidature, sauf si vous acceptez que nous les conservions plus longtemps pour une future candidature. Nous conserverons également vos données plus longtemps si nous sommes légalement ou contractuellement tenus de le faire (par ex. si vous êtes employé(e) par SurveyMonkey).

Vos droits sur les données

Si ces droits vous sont accordés par la législation locale, vous disposez de divers droits concernant vos Données personnelles. Vous pouvez avoir le droit de :

demander une copie de vos Données personnelles en possession de SurveyMonkey ;
demander la rectification de vos Données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes ;

demander l’effacement de vos Données personnelles dans certaines circonstances ;
restreindre notre utilisation de vos Données personnelles dans certaines circonstances ;
déplacer (ou transférer) des Données personnelles qui sont automatisées dans certaines circonstances ;
vous opposer au traitement de vos Données personnelles lorsque nos intérêts légitimes constituent la base légale pour le traitement de vos données ;
ne pas faire l’objet d’une décision prise sur la base d’un traitement automatisé de vos Données personnelles, y compris un profilage ayant des effets juridiques ou similaires importants ;

retirer votre consentement à tout moment sans que cela ne compromette pas la légalité du traitement de vos Données personnelles fondé sur le consentement effectué avant ce retrait ;
ne pas faire l’objet d’un traitement discriminatoire pour l’exercice de ces droits ; et
déposer une plainte auprès du Bureau du Commissaire à la protection des données (ou d’une autre autorité de contrôle compétente dans votre juridiction).

Cependant, ces droits peuvent ne pas être exercés dans certaines circonstances (par exemple, si cela est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou dans le cadre d’une réclamation légale). Si vous souhaitez exercer ces droits (ou si vous souhaitez désigner un représentant autorisé pour le faire en votre nom) veuillez contacter notre service des ressources humaines. Nous pouvons demander une preuve d’identité pour vérifier votre demande.

Nous ne « vendons » ni ne « partageons » vos Données personnelles et, en particulier, nous ne « vendons » ni ne « partageons » sciemment les Données personnelles des candidats de moins de 16 ans, selon la définition des termes « vendre » et « partager » dans la CCPA.

Informations complémentaires

Si vous avez besoin d’éclaircissements concernant le présent Avis, veuillez contacter

hr-privacy@surveymonkey.com.

L’Avis de confidentialité pour les données des Candidats de SurveyMonkey Global peut être mis à jour à tout moment.Nous pouvons vous informer de tout changement important dans la façon dont nous traitons vos Données personnelles.Vous reconnaissez avoir reçu une copie de l’Avis de confidentialité pour les données des Candidats de SurveyMonkey Global, et déclarez comprendre et accepter son contenu.

¹ SurveyMonkey peut désigner SurveyMonkey Inc. ou toute autre entité de recrutement affiliée de SurveyMonkey.

² Aux fins du présent Avis, « Société du Groupe » désigne une société qui est une Filiale ou une Société de portefeuille de SurveyMonkey ou toute Filiale d’une telle Société de portefeuille de temps à autre (et à cette fin, « Filiale » et « Société de portefeuille » ont les significations qui leur sont données respectivement dans les sections 7 et 8 de la Loi sur les sociétés de 2014).