Formulaires pour les employés : modèles et cas d’usage

Imaginez la scène : c’est votre premier jour dans votre nouvelle entreprise. Un collègue vous remet une pile de questionnaires à remplir. Certains formulaires sont mal structurés et redondants. Toute cette paperasse vous semble interminable. Maintenant, imaginez l’inverse : une expérience d’onboarding avec un nombre raisonnable de formulaires intuitifs et faciles à remplir.

Les formulaires destinés aux nouveaux employés sont plus que de simples formalités administratives. Ils font partie intégrante du processus d’intégration et donnent une première impression de la manière dont votre entreprise est organisée.

Les modèles de formulaires de SurveyMonkey couvrent toutes les étapes de l’intégration des employés afin d’offrir une expérience Employé positive. Cet article vous présente différents formulaires d’onboarding, vous explique en quoi ils sont importants, et vous montre comment créer et personnaliser vos propres formulaires. 

Un onboarding efficace nécessite des formulaires bien conçus, pour assurer une expérience positive aux nouvelles recrues. Voici les principaux formulaires utilisés par les équipes RH :

Ce formulaire permet de recueillir les données personnelles des employés (nom, prénom et coordonnées), ainsi que les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, pour une communication rapide et efficace.

Ce formulaire permet de recueillir les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, ce qui vous aide à améliorer la sécurité sur le lieu de travail.

Ce formulaire permet aux employés de partager en toute sécurité leurs coordonnées bancaires afin d’assurer le virement de leur salaire. Il réduit les risques d’erreur de traitement, et garantit un paiement ponctuel aux salariés. 

Ce formulaire collecte les données essentielles concernant les employés, ainsi que des informations portant sur l’intégration, comme un planning de formation ou une liste de matériel mis à disposition.

Ces formulaires assurent la conformité de la paie et le respect de la législation fiscale en vigueur. Aux États-Unis par exemple, le formulaire W-4 garantit l’exactitude des retenues d’impôt qui seront appliquées à l’employé(e) selon son statut et ses allocations. Les instructions de ces formulaires doivent être claires pour éviter des erreurs ou des retards de déclaration de la part des employés.

Une fois que les nouvelles recrues ont souscrit aux avantages proposés par l’entreprise, envoyez-leur ce sondage sur les avantages sociaux afin de recueillir leurs commentaires. C’est l’occasion pour vos équipes RH d’identifier les avantages les plus appréciés et les points à améliorer. 

Ce sondage recueille les commentaires des nouveaux employés sur leur intégration et permet aux équipes RH d’identifier des pistes pour améliorer le processus.

Ces formulaires contribuent de différentes manières à une expérience d’onboarding positive.

Les formulaires destinés aux employés fournissent un cadre homogène au processus de recrutement, ce qui le rend plus efficace et réduit les risques d’erreur. Les équipes RH gagnent du temps et peuvent se concentrer davantage sur l’accueil des nouvelles recrues et l’amélioration du processus d’intégration.

Grâce à ses modèles de formulaires personnalisables et ses outils d’automatisation, la plateforme SurveyMonkey simplifie l’onboarding, réduit les tâches répétitives et les risques d’erreur humaine. En bref, elle améliore l’expérience des équipes RH comme celle des nouveaux employés.

Les formulaires destinés à vos employés contiennent souvent des informations sensibles, comme des données personnelles ou des coordonnées bancaires. Les stocker dans des systèmes informatiques sécurisés permet aux entreprises d’être en conformité avec les lois de protection des données en réduisant les risques de fuite ou d’accès non autorisé.

Protéger les données des employés et respecter la législation en vigueur sont deux enjeux majeurs. Pour y répondre, utilisez une plateforme dotée de fonctionnalités de sécurité renforcée (avec chiffrement des données, contrôles d’accès, etc.).

Une expérience d’intégration efficace exhaustive participe à mettre en confiance vos nouveaux employés. Ils se sentent valorisés, ce qui favorise leur engagement et améliore leur satisfaction au travail. De plus, des formulaires bien structurés sont moins fastidieux à remplir.

Grâce aux fonctionnalités et aux modèles personnalisables de SurveyMonkey, il est facile de créer des formulaires destinés à vos employés.

Si vous souhaitez maîtriser tout le processus de création, SurveyMonkey permet de créer des formulaires de A à Z.

Pour vous aider à créer plus rapidement vos formulaires, SurveyMonkey propose une palette complète de modèles dédiés : 

Exploitez la puissance de notre IA pour générer rapidement des formulaires adaptés à vos objectifs : 

L’efficacité d’un formulaire repose sur une conception mûrement réfléchie. Voici six bonnes pratiques pour créer des formulaires efficaces et faciles à remplir.

Utilisez des instructions simples et concises, compréhensibles par tous les employés afin d’éviter les risques d’erreur ou de confusion.

Intégrez les formulaires au portail RH de votre entreprise pour permettre à vos employés de les remplir et de les envoyer en ligne. C’est simple et rapide, et cela vous évite d’imprimer ou de scanner des documents.

Évitez de surcharger les formulaires avec des champs inutiles qui risquent de dissuader certains employés. Ne collectez que les informations essentielles, comme des données personnelles, des informations bancaires ou les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.

Les employés n’ont pas toujours le temps de remplir un formulaire d’une seule traite. Faites en sorte qu’ils puissent enregistrer les informations qu’ils ont saisies et revenir ultérieurement au formulaire pour le terminer. Vous limiterez ainsi le nombre de formulaires incomplets ou mal remplis. 

Lors de la procédure d’intégration, les nouveaux employés doivent parfois fournir des documents supplémentaires, tels que des pièces d’identité ou des certificats. En ajoutant une option Chargement de fichier, vous leur permettez de soumettre facilement ces documents en un seul endroit.

Il est conseillé d’envoyer un email de confirmation aux employés une fois qu’ils ont soumis leurs formulaires. Ils savent ainsi que leurs documents ont bien été reçus. Cela pourra leur servir de référence en cas de questions ultérieures.

SurveyMonkey simplifie le processus d’onboarding grâce à divers modèles de formulaires prêts à l’emploi : 

Ce modèle de formulaire simplifie la gestion des candidatures et facilite l’évaluation des candidats en recueillant toutes les informations nécessaires : formation, qualifications, compétences, etc.

Simple et pratique, ce modèle de formulaire d’informations vous permet de recueillir facilement toutes les données importantes (personnelles et professionnelles) concernant vos nouveaux employés.

Ce modèle de formulaire d’onboarding vous permet de garder une trace des tâches effectuées et des points qui restent en suspens.

Plus qu’un simple outil de conception de formulaires, SurveyMonkey est une solution tout-en-un qui vous permet de gérer tous les formulaires destinés à vos employés. Les points forts de notre plateforme sont plébiscités par les professionnels des RH :

Grâce aux modèles simples à utiliser de SurveyMonkey, créez des formulaires efficaces qui vous permettent d’optimiser l’intégration des nouvelles recrues et d’améliorer la gestion de l’expérience Employé.